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03 | 2016 public

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SALUS PUBLICA

Faktor Kompetenzträger

Faktor Kompetenzträger Behörden-PL Projektcoach Tipp Dynamische Projekte mit agilen Methoden managen x x Offen auf Veränderungen reagieren Kontinuierlich bei verschiedenen Interessen vermitteln, moderieren und für Deeskalation sorgen Entlasten der hauseigenen IT-Abteilungen x x Sehr genau auf Veränderungen achten und frühzeitig gegensteuern Wissen, wo die der Schuh drückt. Vermeidung von vermeidbarer Arbeitslast durch Einsatz standardisierter Methoden, Technologien und Werkzeuge Begleitendes Stakeholder Management x x Jederzeit Akzeptanz für das Ergebnis schaffen; emotionale Seite nicht vergessen Test und Abnahme gut planen x x Tester sind meist Behördenmitarbeiter mit Tagesgeschäft -> genug Zeit und Aufmerksamkeit einplanen Überblick über das Gesamtsystem behalten x x Vier-Augen-Prinzip Tabelle 2: Erfolgsfaktoren der Projektdurchführung die Sprache des Auftraggebers und, aufgrund seines IT-Hintergrunds, gleichzeitig auch die Sprache des Auftragnehmers. Er erkennt früher sich anbahnende Abweichungen und Probleme und kann bei unterschiedlichen Interessen vermitteln, moderieren und deeskalieren. Ein weiteres wichtiges Einsatzfeld des Projektcoaches ist die Kommunikation mit der IT-Abteilung des Hauses. Bei den meisten Verfahren spielen die hausinternen IT-Spezialisten beim Betrieb oder der Bereitstellung des Verfahrens an die Nutzer eine zentrale, imperative Rolle. Sie sind daher ein sehr wichtiger, doch stets überlasteter Stakeholder, den es zu verstehen und zu entlasten gilt. Der Projektcoach kennt auch hier, dank seiner Erfahrung aus vergangen Projekten, schon die Fallstricke und neuralgischen Punkte und kann, besonders, wenn er aus einer größeren Organisation kommt, in der Regel auf ein Netzwerk von Betriebsund IT-Sicherheitsexperten zurückgreifen. Er holt auf Wunsch die Expertisen ein und kann die Ergebnisse interpretieren. Auch in der Projektdurchführungsphase stellt das Stakeholder-Management hohe Anforderungen an Zeit und Empathie des Projektleiters. Gut, wenn er hier Unterstützung durch den Projektcoach bekommt. Denn die beste Software nützt nichts, wenn sie nicht auf ausreichend Akzeptanz trifft. Gemeinsam mit der Projektleitung werden die Schlüsselpersonen betreut, mit denen der Erfolg des neuen Systems steht und fällt. Je nach deren Aufgabe und Einfluss werden unterschiedliche Maßnahmenpakete erstellt, die den Betroffenen helfen, sich auf das neue Sys- Faktor Kompetenzträger Behörden-PL Projektcoach Tipp Marketing und Rollout in der Fläche x x Tue Gutes und rede darüber Vervollständigen der Dokumentation Lessons learned erstellen x x Eine gute Dokumentation verringert den Aufwand einer Rechnungshofprüfung Was waren die Kosten und Zeittreiber? Was hatte schlechten Einfluss auf die Qualität? Tabelle 3: Erfolgsfaktoren des Projektabschlusses 24 | .public 03-16 | Management

tem vorzubereiten, wie zum Beispiel Schulungen. Oft ist es auch sinnvoll, neben reinen wissensvermittelnden Maßnahmen auch die emotionelle Seite einzubeziehen. Der erfahrene Projektcoach verfügt hier über ein Portfolio bewährter Maßnahmen, wie aktive Beteiligung Einzelner oder Gruppen am Entwicklungsprozess, Mitarbeit bei (Abnahme-)Tests oder indirekte Aufgaben wie das Erstellen eines Einführungsvideos. Aber auch Motivationsveranstaltungen können helfen, die Stakeholder für das Projekt und dessen Ergebnis zu gewinnen. Die Abnahme des neuen Gesamtsystems durch Testen ist eine vertragsrelevante Aufgabe, die der Auftragnehmer dem Auftraggeber nicht abnehmen kann. Es werden häufig viele Tester benötigt, die neben ihrer täglichen Arbeit innerhalb einer angemessenen Frist das System gegen das Pflichtenheft prüfen. Ein gut geplantes Testmanagement stellt die Weichen für eine hohe Effizienz. Von der Auswahl und Erstellung der Testfälle und Testwerkzeuge über die frühzeitige Einsatzplanung und Schulung der Tester, die rechtzeitige Erstellung relevanter Testdaten bis hin zur Unterstützung der Tester während der Tests spielt Erfahrung eine unschätzbare Rolle. Zur Fehleranalyse und -klassifikation ist ein Überblick über das Gesamtsystem nötig. Der Projektcoach ist einer der wenigen aufseiten des Auftraggebers, der alle Anforderungen kennt, weil er die einzelnen Fachteams bei der Erarbeitung begleitet hat. Er kann auftretende Fehler einordnen und deren Auswirkungen beurteilen. Damit zeigt er dem Auftragnehmer, wie der Test erfolgt ist und was mögliche Ursachen für Fehler sein könnten. Zeitraubende Diskussionen können so vermieden werden. PROJEKTABSCHLUSS Auch nach der Abnahme und dem Live-Gang bleibt im Projekt noch wichtige Arbeit zu tun. Doch die Realität sieht häufig anders aus. Entweder warten auf den Projektleiter schon neue Aufgaben, oder er ist als einziger Kenner des neuen Verfahrens mit Marketing und Rollout in der Fläche beschäftigt. Ein geordneter Projektabschluss bleibt dann oft auf der Strecke, die im Projekt gesammelten wertvollen Erfahrungen gehen verloren. Hier kümmert sich der Projektcoach professionell um das Vervollständigen der Dokumentation, das Sammeln und Aufschreiben der Erfahrungen, und zwar so (Lessons learned), dass auch spätere Projekte davon profitieren. FAZIT Der externe Projektcoach ist mehr als die rechte Hand des behördenseitigen Projektleiters. Vielmehr kann er selbst zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für ein Projekt werden. Voraussetzung dafür sind langjährige Erfahrung in klassischen und modernen Projektmanagementmethoden, ein umfassendes Verständnis für alle Themen des Software Engineerings und gute Kenntnis der öffentlichen Verwaltung und ihrer IT-Landschaft.• ANSPRECHPARTNER – DR. ANDREAS KAHNERT Principal Business Consultant Public Sector Business Consulting • +49 174 2012 999 • andreas.kahnert@msg-systems.com Management | .public 03-16 | 25

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