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03 | 2016 public

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SALUS PUBLICA

litäten der

litäten der elektronischen Akte müssen in diesem Szenario als Integrationslösung implementiert werden, da eine Ablösung des Fachverfahrens zum Beispiel unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten abzulehnen ist. Szenario 3: E-Akte als Trägerplattform und Integration einer Collaboration-Plattform (Baustein E-Zusammenarbeit) Der dritte Reifegrad beschreibt ein Szenario mit einem niedrigen Maß an Prozessstrukturierung und einer nur geringen IT-Unterstützung des Prozesses. In der Vergangenheit sollte dieses Szenario häufig durch verstärkte IT-Unterstützung mit einem Workflow-System gelöst werden. Erfahrungen haben gezeigt, dass dieser Ansatz hinsichtlich der Bildung einer elektronischen Akte nur insoweit sinnvoll ist, als dass für die IT-Unterstützung sowohl für strukturierte als auch unstrukturierte Prozesse ein einheitliches System zum Einsatz kommt und ein zentraler elektronischer Aktenbestand aufgebaut wird. einzelne Bearbeitungsschritte durch den Einsatz von Fachverfahren, die über ein hohes Maß an Fachfunktionen verfügen, unterstützt. Die besondere Schwierigkeit besteht in diesem Reifegrad in der Regel in der vielfältigen und wenig einheitlichen IT-Unterstützung durch verschiedene, heterogene Fachverfahren, die zur Bildung der elektronischen Akte miteinander verzahnt werden müssen. Der Lösungsansatz in diesem Szenario besteht darin, über die Nutzung eines dienste-orientierten Architekturansatzes eine Integration der E-Akte und der Fachverfahrensfunktionen zu erreichen. PRAKTISCHE ANWENDUNG DES REIFEGRADMODELLS Im folgenden Anwendungsfall des Reifegradmodells wurden in einer Studie für ein Landesministerium sieben Organisationseinheiten im Geschäftsbereich hinsichtlich der Faktoren Prozessstrukturierung und Intensität der IT-Unterstützung analysiert: Untersuchungen zur Akzeptanz haben hingegen ergeben, dass die Unterstützung unstrukturierter Prozesse durch ein Workflow-System aufseiten der Anwender häufig abgelehnt wird. Bearbeitungsfunktionen, die insbesondere die Arbeiten in strukturierten Prozessen optimieren sollen, erwiesen sich als kontraproduktiv und vor allem als zeitraubend. Aus diesem Grund ist für die IT-Unterstützung im Reifegrad drei vorzusehen, dass stärker teamorientierte Software-Lösungen (sogenannte Collaboration-Plattformen) zum Einsatz kommen, um eine hohe Benutzerakzeptanz sicherzustellen. Das Ziel der Bildung eines zentralen elektronischen Aktenbestandes rückt bei diesem Ansatz nicht in den Hintergrund, da die elektronische Akte als Trägerplattform implementiert wird. • Bereich A: Anträge zur Individualförderung • Bereich B: Haushaltsaufstellung • Bereich C: Fördermaßnahmen • Bereich D: EU-Recht • Bereich E: Bürgeranfragen/Anfragen von Dritten • Bereich F: Genehmigungsverfahren • Bereich G: EU-Angelegenheiten Die Auswahl der oben angeführten Organisationseinheiten erfolgte durch die Ermittlung des Dringlichkeits- und des Nutzenpotenzials. Die Methodik zur Ermittlung der Potenziale wurde im ersten Teil des Artikels erläutert. Übertragen auf die vier oben dargestellten Szeanrien der elektronischen Verwaltungsarbeit ergab sich folgende Situation (vgl. auch Abbildung 2): Szenario 4: Serviceorientierter Ansatz mit E-Akte-Funktionen als Services (Baustein E-Fachverfahren) Dieses Szenario beschreibt den Fall, in dem im Untersuchungsbereich ein niedriges Maß an Prozessstrukturierung vorliegt. Eine IT-Unterstützung des Prozesses findet hingegen in einem großen Umfang statt. In diesem Szenario erfolgt die IT-Unterstützung meistens durch mehrere Fachverfahren, die innerhalb des unstrukturierten Arbeitsprozesses einzelne Bearbeitungsschritte mit umfangreichen fachlichen Funktionen unterstützen. Diese werden durch eine (Rest-)Papierakte ergänzt. Dies ist sowohl aus ablauforganisatorischer als auch aus technischer Sicht der komplexeste Fall. Auf der einen Seite erfordern unstrukturierte Prozesse ein hohes Maß an Durchführungsdisziplin der Beteiligten, und auf der anderen Seite werden viele - Prozessstrukturierung + 1 2 A B D C F E 3 G 4 - IT-Unterstützung + Abbildung 2: Ergebnis der Szenarienzuordnung für die verschiedenen Geschäftsbereiche 14 | .public 03-16 | Moderne Verwaltung

Fachverfahren Prozessschritt 1 Prozessschritt 2 Prozessschritt 3 Prozessschritt n Es wurde eine signifikante Häufung im Bereich des Reifegrads 2 festgestellt. In der Mehrzahl der untersuchten Bereiche wurden Arbeitsprozesse bereits durch (einzelne) Fachverfahren unterstützt und durch eine Papierakte ergänzt. Das Ergebnis zeigte auch, dass die Untersuchungsbereiche A, B, C und F hinsichtlich der Prozessstrukturiertheit und dem bisherigen Maß an IT-Unterstützung vergleichbar sind und für diese eine einheitliche Lösungsstrategie verfolgt werden kann. Für die Untersuchungsbereiche, die dem dem Reifegrad 2 zugeordnet werden konnten, bedeutet das, dass die jeweils eingesetzten Fachverfahren die Trägerplattform bilden, also führend bleiben. Funktionen der elektronischen Akte werden als Integrationslösung implementiert und über eine Schnittstelle, die im Fachverfahren erstellte Dokumente der E-Akte zuordnet, realisiert. Abbildung 3 skizziert schematisch diese Integration und zeigt das Zusammenspiel von Fachverfahren und E-Akte. Die im jeweiligen Prozessschritt erzeugten elektronischen Dokumente werden als Primärdaten in das E-Akte-System übernommen (vgl. rote Pfeile in Abbildung 3) und mit beschreibenden Metadaten dauerhaft in der E-Akte gespeichert. Die Analysen im Untersuchungsbereich D ergaben, dass eine Fokussierung auf ein Workflow-System mit einer elektronischen Akte als Trägerplattform als Ziellösung anzustreben ist. Die Bereiche E und G wurden auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse der Reifegradanalyse einer vertieften Betrachtung unterzogen. Insbesondere deshalb, weil aufgrund der besonderen Arbeitsweise in diesen Bereichen und der damit verbundenen Prozesse geprüft werden musste, ob eine Collaboration-Plattform die Anforderungen der Anwender in vollem Umfang abdecken kann. Schnittstelle E-Akte Primärdaten (z. B. Dokumente) Metadaten Abbildung 3: Schematische Darstellung der Integration von Fachverfahren und E-Akte Anwendung des Reifegradmodells in einer ersten Iteration zentrale Erkenntnisse zur Umsetzung und Integration der E-Akte. Das verhältnismäßig aufwandsarme Vorgehen ermöglicht es – ausgehend von der Systematisierung des OKeVA –, die behördenspezi- fische Situation zu ermitteln. Ziellösungen können dabei, wie im Anwendungsfall gezeigt, unmittelbar identifiziert oder im Bedarfsfall durch weitergehende Untersuchungen ermittelt werden. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen ist es in einem nächsten Schritt erforderlich, auch die technische Ausgestaltung der Integration zu definieren. Beispielsweise müssen Fragen zur konkreten Umsetzung von Schnittstellen, dem Einsatz von Basiskomponenten oder der Ausgestaltung einer IT-Gesamtarchitektur beantwortet werden. Diese und weitere Aspekte auf dem Weg zur elektronischen Verwaltungsarbeit werden im dritten Teil der Artikelreihe in der nächsten Ausgabe der .public vorgestellt.• ANSPRECHPARTNER – AXEL DRENGWITZ Executive Business Consultant Public Sector Business Consulting • +49 89 961011971 • axel.drengwitz@msg-systems.com ONLINE-TOOL ZUR E-AKTE-ANALYSE Das Tool E-Akte-Analyse von msg steht kostenfrei zur Verfügung: www.msggroup.com/e-akte-analyse. Mit diesem Online-Werkzeug kann die Dringlichkeit der E-Akte-Einführung in konkreten Bereichen ermittelt werden. Aus Ihren Antworten auf elf Fragen zu Umsetzbarkeit und Nutzenpotenzial berechnet das Tool entsprechende Kennwerte, die Ihnen als erste Orientierung und als Hilfsmittel dienen, um alternative Einsatzbereiche der E-Akte zu vergleichen und zu priorisieren. Registrierte Nutzer der E-Akte-Analyse haben zusätzlich die Möglichkeit, ihre Dringlichkeitswerte in einer anonymisierten Auswertung mit anderen Verwaltungen zu vergleichen. ZUSAMMENFASSUNG Auch wenn die Umsetzung der E-Akte zweifellos von zahlreichen organisatorischen und technischen Faktoren abhängt, bietet die Moderne Verwaltung | .public 03-16 | 15

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