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03 | 2016 public

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SALUS PUBLICA

DER LANGE WEG ZUR

DER LANGE WEG ZUR E-VERWALTUNGSARBEIT – TEIL 2: DIE UMSETZUNG DER E-AKTE Die Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit stellt Projektverantwortliche vor große Herausforderungen. Das Organisationskonzept für elektronische Verwaltungsarbeit spricht zwar keine Empfehlungen für IT-Systeme aus – eine Reifegradanalyse liefert allerdings wesentliche Erkenntnisse mit Blick auf mögliche Integrationsszenarien. | von AXEL DRENGWITZ und BERND GERBAULET Im ersten Teil unseres Artikels 1 haben wir erläutert, mit welchen Indikatoren der Nutzen und die Dringlichkeit einer Einführung der E-Akte in einzelnen Bereichen bewertet werden können. Wurden auf dieser Basis Festlegungen zur Einführung der E-Akte getroffen, muss die Form der Umsetzung sowohl konzeptionell als auch technisch definiert werden. Ausgehend von den Überlegungen des „Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit“ (OKeVA) zeigen wir im zweiten Teil unserer Artikelreihe, wie anhand einer Reifegradanalyse die benötigten Bausteine einer E-Akte ermittelt werden. DIE BAUSTEINE DES OKEVA Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit (OKeVA) stellt in seinen konzeptionellen Überlegungen vier Bausteine vor, die zum Aufbau einer elektronischen Akte und der IT-Unterstützung der elektronischen Verwaltungsarbeit eingesetzt werden können: • E-Akte • E-Vorgangsbearbeitung • E-Zusammenarbeit • E-Fachverfahren Die E-Akte bildet das Kernstück der Schriftgutverwaltung. Sie wird technisch durch ein Dokumentenmanagementsystem abgebildet, das alle Funktionalitäten bereitstellt, die aus behördlicher Sicht zur Verwaltung des Schriftguts benötigt werden. Die Bausteine E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit und E-Fachverfahren unterstützen die elektronische Bearbeitung entsprechend den unterschiedlichen Arbeitsformen. Während die E-Vorgangsbearbeitung strukturierte Arbeitsabläufe, wie sie zum Beispiel in Antragsverfahren zu finden sind, abbildet, werden E-Fachverfahren bei der Durchführung von Fachaufgaben eingesetzt und sind in hohem Maß individuell auf die Anforderungen des einzelnen Verwaltungsverfahrens abgestimmt. Eine E-Zusammenarbeit ist sinnvoll, wenn in Projekten oder Arbeitsgruppen, deren Arbeitsabläufe ad hoc bestimmt werden, eine möglichst flexible Durchführung von Einzelaufgaben notwendig ist. Bei einer behördenweiten beziehungsweise übergreifenden Analyse werden sowohl Organisatoren als auch IT-Verantwortliche mit der Frage konfrontiert, welche Bereiche welche Unterstützung nutzen und wie das Zusammenspiel der beteiligten Systeme aussieht. 1 .public 02-2016 12 | .public 03-16 | Moderne Verwaltung

REIFEGRADANALYSE Im Mittelpunkt der Überlegungen steht dabei die Frage, welche Form der IT-Unterstützung geeignet ist, den Anwender in seiner täglichen Arbeit zielführend zu unterstützen. Häufig steht dabei im Vordergrund, auf welche Weise Funktionalitäten der elektronischen Akte vom Anwender genutzt werden können. Das Spektrum möglicher Lösungen reicht dabei von der vollständigen Abbildung aller Funktionalitäten einer E-Akte in einer Standardsoftware bis hin zur Integration von Diensten einer E-Akte in das beziehungsweise die Fachverfahren. Erfahrungen aus Umsetzungsprojekten zeigen, dass die Frage der Integrationstiefe im Wesentlichen von zwei Faktoren abhängt: 1.Prozessstrukturierung Eine häufig vorzufindende Klassifizierung von Prozessen wird durch das Maß der Strukturiertheit von Gesamtabläufen beschrieben. Hierunter wird verstanden, inwieweit ein Prozess in seinem Ablauf vorher bestimmbar ist und einem immer gleichen Ablaufmuster folgt. Von strukturierten Prozessen wird dann gesprochen, wenn die Abläufe vollständig vorherbestimmbar sind. Von unstrukturierten Prozessen hingegen, wenn die Abläufe nicht vorherbestimmbar sind und im Extremfall jeder Folgebearbeitungsschritt während der Laufzeit vom Bearbeiter bestimmt werden kann. Aus dem Grad der Strukturiertheit eines Prozesses lassen sich eindeutige Empfehlungen hinsichtlich der Art der IT-Unterstützung ableiten. Strukturierte Prozesse werden idealerweise durch ein Fachverfahren oder ein Workflow-Managementsystem unterstützt. Unstrukturierte Prozesse hingegen sind für eine Abbildung in vorgenannten Systemen meist ungeeignet. Für diese Prozesstypen ist in der Regel der Einsatz einer Collaboration-Plattform geeignet. 2. IT-Unterstützung Das Maß der IT-Unterstützung, also die Intensität der Nutzung von IT für die Durchführung einzelner Arbeitsschritte eines Prozesses, bestimmt, in welchem Umfang die Integration von Funktionen der elektronischen Akte erforderlich sein wird. Werden beispielsweise zur Unterstützung eines Prozesses bereits Fachverfahren zur IT-Unterstützung eingesetzt, ist – von wenigen Ausnahmefällen abgesehen – eine Integrationslösung zu bevorzugen. In diesem Fall sollten Funktionen einer elektronischen Akte in die bereits genutzten Fachverfahren integriert werden. Werden diese beiden Faktoren zueinander in ein Verhältnis gesetzt, ergeben sich vier grundlegende Ausprägungen eines Reifegradmodells, aus denen Handlungsempfehlungen abgeleitet - Prozessstrukturierung + 1 2 3 4 - IT-Unterstützung + Abbildung 1: Szenarien im im Reifegradmodell der Prozessklassifizierung werden können und die spezifische Lösungsszenarien einer zukünftigen IT-Unterstützung beschreiben. Abbildung 1 veranschaulicht diesen Zusammenhang und verdeutlicht die Ausprägung der einzelnen Faktoren dieser Szenarien. SZENARIEN DER E-VERWALTUNGSARBEIT Szenario 1: Fokussierung auf ein Workflow-System mit E-Akte als Trägerplattform (Baustein E-Vorgangsbearbeitung) Der erste Reifegrad beschreibt den Fall, in dem ein hohes Maß an Prozessstrukturierung vorliegt. Eine IT-Unterstützung des Prozesses findet bis dato nur in einem geringen Umfang statt. Der strukturierte Prozess kann in diesem Szenario optimal in einem Workflow-System abgebildet werden, das den vorab bestimmbaren Ablauf abbilden und den ausgeführten Prozess in seinen Einzelschritten steuern kann. Dieses Szenario beschreibt im Grunde das klassische Einführungsszenario für ein Vorgangsbearbeitungssystem, das im Vorgängerkonzept DOMEA ® adressiert wurde. Szenario 2: Fachverfahren bildet Trägerplattform, E-Akte wird als Integrationslösung implementiert (Baustein E-Fachverfahren) Der zweite Reifegrad beschreibt den Fall, in dem im Untersuchungsbereich ein hohes Maß an Prozessstrukturierung vorliegt. Eine IT-Unterstützung des Prozesses findet in einem hohen Umfang statt. Zur IT-Unterstützung werden bisher führend Fachverfahren eingesetzt, die in der Regel durch eine (Rest-)Papierakte ergänzt werden. In der großen Vielzahl dieser Fälle werden die eingesetzten Fachverfahren intensiv zur Bearbeitung genutzt und verfügen über einen umfassenden Funktionsumfang, der häufig auch Workflow-Funktionalitäten beinhaltet. Funktiona- Moderne Verwaltung | .public 03-16 | 13

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