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02 | 2017 public

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Schwerpunkt: Agilität und digitale Transformation

UNTERNEHMENSARCHITEKTUR

UNTERNEHMENSARCHITEKTUR Übergreifender Teil: Strategie (IT, Geschäft), Prinzipien, Rahmenbedingungen Fachlichkeit: Prozesse, Organisation, Aufgaben, Daten IT: Systeme, Technologie, Integration Abbildung1: Teile der Unternehmensarchitektur Das EAM hat bei den Beteiligten zu einer ganzheitlichen Sicht auf Geschäft und IT geführt und mit einer systematischen Vorgehensweise die Entwicklung der Omni-Channel-Fähigkeit ermöglicht. Die drei oben genannten Schritte skizzieren eine mögliche Ausprägung des EAM-Prozesses, der in dem Beispielunternehmen dauerhaft implementiert ist und zyklisch angewendet wird. WIE SIEHT EIN ABGELEITETER EAM-ANSATZ FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG AUS? 1990er- Jahre an der Auflösung dieser Silostrukturen gearbeitet. Auch die Anforderungen an Anpassungen der Fachlichkeit im Zuge von Umstrukturierungen sind in der Behörde niedriger. Unternehmen müssen sich eher an Marktänderungen anpassen. Im Teil „IT“ ist der Grad der Übereinstimmung in Hinblick auf Herausforderungen ähnlich: hoher Komplexitätsgrad der IT, oft verteilt auf mehrere Standorte, IT-Systeme zum Teil seit vielen Jahren im Einsatz, das IT-Portfolio entsprechend technologisch gefächert. Obwohl Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene ihre spezifischen Rahmenbedingungen haben, sind die architektonischen Fragestellungen und Lösungsmuster mit denen eines privatwirtschaftlichen Unternehmens strukturell vergleichbar. Die Unternehmensarchitektur besteht sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in privatwirtschaftlichen Unternehmen aus drei Teilen (siehe Abbildung 1). Im „übergreifenden“ Teil sind Strategien, Ziele und Prinzipien in beiden Organisationsformen vorhanden, jedoch ist die Geschäftsstrategie des privatwirtschaftlichen Unternehmens volatiler als in der öffentlichen Verwaltung und mit anderen Risiken unterlegt. Es gibt jeweils eine IT-Strategie, deren Inhalte durchaus vergleichbar sind: Standardisierung, Auslagerung in die Cloud, Serviceorientierung und Kostensenkung sind nur einige Beispiele für Themen, die in ähnlicher Weise vorkommen. Im Teil „Fachlichkeit“ zeigen sich deutliche Unterschiede. Zwar gibt es in der öffentlichen Verwaltung und in privatwirtschaftlichen Unternehmen Geschäftsprozesse und Leistungen, für die es auch Abnehmer (Kunden) gibt, aber strukturell sind die Prozesse in der öffentlichen Verwaltung stark durch funktionale Trennung, vergleichbar mit Silos, geprägt. In der Privatwirtschaft hingegen wurde durch Prozessorientierung seit Mitte der Das obige Beispiel Omni-Channel skizziert ein typisches Muster eines Prozesses für das Management einer Unternehmensarchitektur. Die Schritte „Vision und Zielbild“, „Gap-Analyse“ sowie „Transition und Steuerung“ bilden einen zyklischen Regelkreis. In einer Behörde kann EAM grundsätzlich ähnlich aufgebaut werden, da die Unternehmensarchitektur aus ähnlichen Elementen besteht und ähnliche Ziele verfolgt werden. Unterschiede finden sich allerdings in den organisatorischen Rahmenbedingungen in der öffentlichen Verwaltung: Das einzuhaltende Ressortprinzip fordert die fachliche Hoheit jedes Ressorts und der Fachbereiche. Ein ressortübergreifender, zentraler EAM-Ansatz muss dies berücksichtigen, zum Beispiel durch Einführung entsprechend angepasster Architekturprinzipien. Auch hat das Ressortprinzip maßgeblichen Einfluss auf die Verteilung von Zuständigkeiten: Jedes Ressort verantwortet eine eigene IT, einschließlich der Systeme und Organisation. Es ist daher in öffentlichen Verwaltung unabdingbar, Interessenskonflikte zwischen den Ressorts, deren IT und dem Unternehmensarchitekturmanagement aufzulösen. SIEBEN PRINZIPIEN ZUR EINFÜHRUNG EINES ERFOLGREICHEN EAM IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Um EAM in der öffentlichen Verwaltung zu etablieren, ist die Umsetzung von sieben Prinzipien essenziell. 46 | .public 02-17 | Informationstechnologie

1. Prinzip: Unternehmensarchitekturmanagement ist zentral. Die für die EAM-Prozesse verantwortliche organisatorische Einheit sollte zentral etabliert werden. Als Teil der Unternehmenssteuerung ist sie weder nur IT noch nur Fachbereich, sondern eine übergreifende Stabsfunktion. 2. Prinzip: Der Unternehmensarchitektur hat Richtlinienkompetenz. Der Unternehmensarchitekt leistet einen wesentlichen Beitrag zur Operationalisierung von IT- und Geschäftsstrategie. Diesem Anspruch kann er aber nur gerecht werden, wenn er bei Architekturfragen Richtlinienkompetenz hat. Auf Basis von Empfehlungen kann Architektur nicht wirken. Die in der Behördenstruktur vorgegebene Aufbauorganisation kann hier eine Hürde darstellen. 3. Prinzip: Unternehmensarchitektur und Projekte arbeiten zusammen. Die Unternehmensarchitektur wünscht sich, dass Umsetzungsprojekte die Vorgaben der Unternehmensarchitektur achten. Dazu begleiten Vertreter der Unternehmensarchitektur einerseits die Architekturentwicklung in den Projekten. Die Anforderungen aus den Projekten führen andererseits zu Anforderungen an die Unternehmensarchitektur. In Abhängigkeit von Behördengröße und Projektportfolio sind mehrere Mitarbeiterkapazitäten notwendig, um die Unterstützung zu leisten. 4. Prinzip: Die Unternehmensarchitektur erzeugt eine ganzheitliche Sicht auf Geschäft und IT. Grundsätzlich ist es der Anspruch des hier diskutierten Ansatzes, dem Fachbereich eine bessere IT-Unterstützung zu geben. Wie oben beschrieben, ist dies nur dann möglich, wenn die entsprechenden Strukturen ganzheitlich betrachtet werden. KRITISCHE ERFOLGSFAKTOREN BEI DER EINFÜHRUNG VON EAM IN DER ÖV Die geeignete Wahl der EAM-Einführungsstrategie ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Von Vorteil ist es, dabei auf einen unmittelbaren Nutzen zu achten, zum Beispiel durch geeignete Unterstützung eines anstehenden strategischen Vorhabens – wie es auch zum Beispiel mit Omni-Channel gelang. Die Mitarbeit in strategischen Veränderungsvorhaben hilft, den Eindruck eines „Elfenbeinturms“ aufgrund von rein theoretischen, nicht umsetzbaren Architekturvorgaben zu vermeiden. Methodik und Kommunikation beziehungsweise Terminologie (Sprache) der Unternehmensarchitekten sind von entscheidender Bedeutung. Sie sollten sowohl von der IT als auch den Fachbereichen akzeptiert werden und für fachliche und IT-Strukturen Verwendung finden. Der Einsatz eines etablierten „Frameworks“, wie zum Beispiel TOGAF 1 , kann hier helfen. Erreichbare Zielbilder der Unternehmensarchitektur sowie eine entsprechende Migrationsplanung zur Umsetzung des Zielbildes und deren konsequenten Verfolgung stellen den Kern eines erfolgreichen EAM dar. Das geeignete Zusammenarbeitsmodell zwischen Unternehmensarchitektur in verteilten Organisationen und Projekten sichert den langfristigen Erfolg von EAM. Der wichtigste Faktor ist die organisatorische Verankerung. Der durchgreifende Einfluss der Unternehmensarchitektur auf fachliche und IT-Strukturen muss gewährleistet sein. FAZIT 5. Prinzip: Die Architekturvision gehört dazu. Eine Architekturvision enthält das Zielbild der Unternehmensarchitektur, das zu einem zukünftigen, aber absehbaren Zeitpunkt erreicht sein wird. Daran richten Umsetzungsprojekte ihre Zielsetzung aus. EAM ist in der öffentlichen Verwaltung kein Modethema, sondern zwingende Voraussetzung für die Bewältigung der mit der Digitalisierung verbundenen Herausforderungen. Grundsätzlich können die aus der Privatwirtschaft bekannten Strategien, Strukturen und Vorgehensweisen als Vorlage dienen.• 6. Prinzip: EAM ist „lean“. Die Unternehmensarchitektur ist so aufzusetzen, dass sie effizient arbeiten kann und für alle Beteiligten messbaren Nutzen bringt. Überflüssiges ist „über Bord“ zu werfen. 7. Prinzip: IT- und Geschäftsstrategie sind die Basis für EAM. Wesentliche Ergebnisse der Unternehmensarchitektur sind von der IT- und der Geschäftsstrategie abgeleitet. Das EAM ist als Unternehmenssteuerungsfunktion in diesen Strategien zu verankern. ANSPRECHPARTNER – NORMAN BREHME Principal IT Consultant Public Sector Business Consulting 1 http://www.opengroup.org/subjectareas/enterprise/togaf Informationstechnologie | .public 02-17 | 47

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