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02 | 2017 public

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Schwerpunkt: Agilität und digitale Transformation

MANAGEMENT VON

MANAGEMENT VON UNTERNEHMENS- ARCHITEKTUREN? AUCH FÜR BEHÖRDEN! Wie Unternehmensarchitekturmanagement in der öffentlichen Verwaltung bei der Bewältigung der Digitalisierung helfen kann | von NORMAN BREHME Das Thema „Digitalisierung“ hat längst auch die öffentliche Verwaltung (ÖV) erreicht. Ein guter Indikator dafür ist das E-Government-Gesetz, denn dort sind Rahmenbedingungen und Vorgaben für die Umsetzung der Digitalisierung in den Behörden festgeschrieben. In der Privatwirtschaft wurde diese Herausforderung schon früher angenommen und umgesetzt. So wurden zum Beispiel für die Kommunikation mit den Kunden neue Kommunikationskanäle aufgebaut und in die Prozesse und IT-Systeme der betroffenen Unternehmen integriert. Zur Bewältigung dieser notwendigen Anpassungen setzt die Privatwirtschaft seit einigen Jahren unter anderem erfolgreich das Unternehmensarchitekturmanagement (Enterprise Architecture Management – EAM) ein. EAM ist ein wichtiger Teil der Unternehmenssteuerung, um auf Basis strategischer Entscheidungen eine zielgerichtete Entwicklung des Unternehmens zu ermöglichen. Der vorliegende Artikel beschreibt, wie analog zur Privatwirtschaft auch in der öffentlichen Verwaltung EAM zur Bewältigung großer Herausforderungen angewendet werden kann. DIE AUSGANGSSITUATION IN DER ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG Das Aufgabenspektrum der öffentlichen Verwaltung ändert sich ständig. Viele Gesetze bringen neue Aufgaben mit sich, die ohne durchgängige IT-Unterstützung nicht erfüllt werden können. Die Aufgabenvielfalt spiegelt sich in der Organisation der Fachbereiche und der IT wider: Es entstehen neue organisatorische Bereiche und neue, zu integrierende IT-Systeme. Die bestehenden IT-Systeme wurden in der Vergangenheit immer wieder angepasst, das Leistungsportfolio der IT in der Folge größer, die Anwendungslandschaft komplexer und heterogener. Das Wissen über Systeme und Prozesse ist oft in den Köpfen einzelner Mitarbeiter konzentriert, Dokumentationen der fachlichen und technischen Strukturen, wie zum Beispiel IT-Systeme und Geschäftsprozesse, sind oft veraltet oder nur teilweise vorhanden. Insbesondere die durch die Digitalisierung notwendige Bereitstellung neuer und übergreifender IT-Funktionen wirft Fragen auf, die schon immer relevant waren, aber gerade in diesen Zeiten schwerer wiegen. Fachbereiche und IT stehen vor folgenden Fragen: • Welche Fachprozesse sind betroffen und müssen angepasst werden? • Welche Seiteneffekte sind mit den Prozessanpassungen verbunden? • Welche IT-Systeme sind betroffen und müssen angepasst werden? • Welche IT-Schnittstellen sind anzupassen? • Welche Technologien sind verbaut? • Wie lassen sich notwendige Sicherheitsstandards umsetzen? Oft können diese Fragen von den Beteiligten in den Behörden nicht zufriedenstellend beantwortet werden, da die Unternehmensarchitektur (siehe Infobox) der Behörde nicht, oder nur teilweise, bekannt ist. Grundlegende Änderungen der Anwendungslandschaft lassen sich auf dieser Basis nicht oder nur sehr aufwendig realisieren. Sieht man genauer hin, wird schnell deutlich: Die historisch gewachsenen Unternehmensarchitekturen sind nicht auf größere Anpassungen ausgerichtet. IT-Systeme sind über spezifische Schnittstellen eng miteinander verwoben und intern oft nicht gut 44 | .public 02-17 | Informationstechnologie

strukturiert. Hinzu kommt, dass einige Funktionalitäten in verschiedenen Systemen mehrfach implementiert und eingesetzte Technologien oft veraltet sind. WIE LÖST DIE PRIVATWIRTSCHAFT DIE HERAUSFORDERUNG DES WANDELS? Ähnlich ging es vor einigen Jahren dem Finanzsektor, als beispielsweise die Herausforderung „Omni-Channel“ gelöst werden musste. Die Anforderung des Marktes, Kunden Zugang zu Geschäftsprozessen über verschiedene Kanäle (Geldautomaten, Web, mobil) anzubieten, löste ein grundsätzliches Überdenken der bisherigen Vorgehensweise aus. Man erkannte, dass die eher situativ getriebene Entwicklung der IT und des Geschäfts zu Strukturen geführt hatte, die sich nur schwer ändern ließen. Erst eine ganzheitliche Sicht auf Geschäft und IT ermöglichte deren bestmögliche Angleichung und Anpassbarkeit. Die systematische und gesteuerte Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur anhand einer Vision sowie deren sukzessive Umsetzung waren die Erfolgsfaktoren zur Bewältigung der Herausforderung. EIN BEISPIEL Das folgende Beispiel eines mittelgroßen Unternehmens mit zentraler IT zeigt, wie auf anstehenden Änderungsdruck des Marktes mithilfe einer gesteuerten Entwicklung der Unternehmensarchitektur reagiert werden kann. Die IT-Anwendungslandschaft in diesem Beispiel hat mit ca. 400 Anwendungen eine mittlere Größe und viele typische Schwachstellen, die sich aus einem gewachsenen IT-Portfolio ergeben. Dazu gehören veraltete Technologien und fehlende technische Standards, eine hohe Komplexität und nicht zuletzt fehlende IT-Funktionen zur optimalen Unterstützung des Geschäfts. Das Beispielunternehmen stand vor der Herausforderung, Kunden Onlinezugänge bereitzustellen, die auf allen mobilen Plattformen umfassende Online-Serviceleistungen anboten (Omni-Channel). Der Unternehmensarchitekt empfahl dazu ein systematisches Vorgehen zur Entwicklung und Umsetzung einer angepassten Unternehmensarchitektur. Im ersten Schritt „Vision und Zielbild“ beschrieben Geschäftsstrategen und der Unternehmensarchitekt das Ziel des Omni- Channel: Eine Übersicht (Landkarte) der notwendigen fachlichen Geschäftsfunktionen des Unternehmens zur Bereitstellung des Omni-Channels wurde auf einer angemessenen Abstraktionsebene erstellt. Gleiches entstand auf der IT-Seite zur Beschreibung der notwendigen IT-Funktionen. Die zentralen Fragestellungen lauteten: Welche IT-Funktionen werden benötigt, um die fachlich geforderte Omni-Channel-Fähigkeit für alle relevanten Geschäftsprozesse abzubilden? Welchen Leistungsumfang müssen die IT-Funktionen haben? Wie sieht die Ziel-Anwendungslandschaft ohne die Benennung von IT-Implementierungen aus? Es entstand ein Zielbild der Unternehmensarchitektur, das sowohl fachliche Geschäftsfunktionen als auch IT-Funktionen enthielt und diese aufeinander abbildete. Im zweiten Schritt „Gap-Analyse“ wurde die Istsituation mit dem Zielbild der Unternehmensarchitektur abgeglichen und die Lücke zwischen Ist und Ziel analysiert. Dafür erstellte der Unternehmensarchitekt Verzeichnisse aller wichtigen Elemente, zum Beispiel Ist-Geschäftsfunktionen und -Geschäftsprozesse, IT-Funktionen, IT-Systeme. Die Analyse ergab folgendes Bild: Die Ist-Geschäftsprozesse waren nicht ausreichend auf Kunden ausgerichtet, um in einem Omni-Channel-Portal integriert zu werden. Die bisherigen IT-Systeme hatten die Strukturen der Geschäftsprozesse so beeinflusst, dass sie die Weiterentwicklung zum Omni-Channel blockierten. Die IT nutzte veraltete Schnittstellentechnologien. Einige der relevanten IT-Funktionen waren mehrfach implementiert, andere IT-Funktionen fehlten. Die IT-Sicherheitsarchitektur war ebenfalls ungeeignet für Omni-Channel. Im dritten Schritt „Architekturtransition und Steuerung“ erfolgten die Migrationsplanung und Umsetzung. Nachdem die Istsituation erfasst und analysiert, das Ziel der Unternehmensarchitektur in Bezug auf „Omni-Channel“ definiert war, konnte die Migrationsplanung in Form eines Programms erfolgen. Es wurde Wert auf ein Gleichgewicht zwischen technologischer und fachlicher Entwicklung der Unternehmensarchitektur in den einzelnen Migrationsschritten gelegt. Die Umsetzung des Programms erfolgte in mehreren Projekten, bei dem die Unternehmensarchitektur die Einhaltung von Architekturvorgaben durch geeignete Gremienstrukturen und weitere qualitätssichernde Maßnahmen sicherstellte. UNTERNEHMENSARCHITEKTUR Die Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture) beschreibt das Zusammenspiel von Elementen der IT-Architektur und der geschäftlichen Tätigkeit (Facharchitektur) im Unternehmen. Das Management der Unternehmensarchitektur (EAM) umfasst die systematische Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur. Der Unternehmensarchitekt verantwortet die Prozesse des EAM und erstellt und pflegt die Unternehmensarchitektur. Informationstechnologie | .public 02-17 | 45

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