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02 | 2017 public

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Schwerpunkt: Agilität und digitale Transformation

AGIL IN FÜNF SCHRITTEN!

AGIL IN FÜNF SCHRITTEN! Wie ein produktives IT-Verfahren in fünf Transformationsphasen auf agile Softwareentwicklung umgestellt wurde. | von DR. CHRISTIAN MIRTSCHINK und DR. CHRISTIAN Anhalt (Bundesagentur für Arbeit) Die Erwartungen der Bürger und Unternehmen an die Bereitstellung digitaler Dienstleistungen sind hoch und erzeugen einen enormen Modernisierungsdruck auf die Entwicklung und Weiterentwicklung von IT-Verfahren im öffentlichen Bereich. Um diese Herausforderungen zu stemmen, haben sich agile Methoden in der Softwareentwicklung als tragfähig und zukunftsträchtig erwiesen. Dieser Artikel zeigt am Beispiel der erfolgreichen „Agilisierung“ eines bestehenden IT-Verfahrens der Bundesagentur für Arbeit (BA) ein auf fünf Phasen aufsetzendes Transformationsmodell. Dabei können die in diesem Rahmen gewonnenen Erfahrungen und Erkenntnisse – insbesondere vor dem Hintergrund der umfangreichen IT-Landschaft der BA mit hohem Standardisierungs- und Reglementierungsgrad (mehr als 120 IT-Verfahren mit ca. 9.000 Servern, 160.000 Arbeitsplatzrechnern und 17.000 Netzkomponenten) – als Grundlage für die Planung und Konzeption vergleichbarer Vorhaben dienen. TRANSFORMATION AM LEBENDEN OBJEKT Ausgangpunkt der Entscheidung, die Softwareentwicklung hin zu agilen Methoden zu transformieren, war die Annahme, dass auch bei der Weiterentwicklung bereits im produktiven Einsatz befindlicher IT-Systeme positive Effekte erzielt werden können. Durch die „Agilisierung“ wurde ein signifikanter Zuwachs an Skalierbarkeit, Flexibilität, Reaktionsgeschwindigkeit, Qualität und Time-to-Market erwartet. Das IT-Verfahren EGOV 1 , anhand dessen Agiliserung das nachfolgende Transformationsmodell erprobt wurde, basierte auf einer wasserfallartigen Pflege und Weiterentwicklung mit drei Produktivsetzungsterminen pro Jahr. Durch die Transformation sollten insbesondere folgende Herausforderungen gelöst werden: • Die Umsetzung umfangreicher fachlicher Anforderungen an den Ausbau des Verfahrens erforderte zu einem gegebenen Zeitpunkt eine Vervielfachung des Personals, die bei Beibehaltung der „alten“ Organisationsstrukturen nicht beherrschbar zu sein schien. • Der Produktivbetrieb des Verfahrens musste trotz Weiterentwicklung gewährleistet bleiben. • Die Störanfälligkeit als kritisches Element des Verfahrens EGOV sollte reduziert werden. • Bei der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens müssen ständig drei Release-Stände im Blick behalten werden (Verfahren in Produktion, Verfahren im Freigabeprozess, Verfahren in Entwicklung). Auch während des Transformationsprozesses mussten bei der Weiterentwicklung des IT-Verfahrens Anforderungen aus zwei Kategorien berücksichtigt werden: • Anforderungen entsprechend des AFM-Prozesses der BA als fachlich spezifizierte Requests for Change sowie • aus bekannten Fehlfunktionen des produktiven IT-Verfahrens resultierende Fehlerbehebungen. 1 Die Entwicklung eines Softwareprodukts geschieht in der Organisationsform „Projekt“. Ist das Softwareprodukt produktiv gesetzt, wird es als „Verfahren“ (Produkt) bezeichnet. 36 | .public 02-17 | Projektmanagement

TRANSFORMATION IN FÜNF PHASEN Das Modell zur Transformation von Entwicklungsprozessen hin zu einer agilen Entwicklung ist in fünf Phasen strukturiert: 1. Konzeption, 2. Initialisierung, 3. Startphase, 4. Hochlaufphase, 5. Stabilisierung und Nachhaltung. Besonders vorteilhaft: Das Vorgehensmodell ist für eine Transformation parallel zur laufenden Weiterentwicklung und zur Pflege geeignet. Dies wird in Abbildung 1 deutlich, in der schematisch die zeitliche Lage der Transformationsphasen zu den Release-Prozessen der BA und dem Entwicklungsprozess von EGOV dargestellt wird. PHASE 1: KONZEPTION In der Konzeptionsphase wird die anvisierte Zielvision fixiert, die Scrum-Organisation konzipiert, innerhalb des Unternehmens Unterstützung für das Vorhaben gewonnen und das Vorgehen auf Ebene der Transformationsphasen geplant. Ebenfalls wird die Anzahl der Scrum-Teams ermittelt sowie deren Aufbau und die Organisation von übergreifenden Aufgaben außerhalb dieser Teams festgelegt. Wenn der gewählte Transformations- prozess vom hier vorgestellten Modell abweicht beziehungsweise diesen ergänzt, müssen diese Prozessaktivitäten ebenfalls jetzt identifiziert werden. Der Einsatz von neutralen Beratern kann dabei unterstützen, eine praktikable und moderne Zielorganisation zu finden. Der herausforderndste Aspekt in dieser Phase ist, Unterstützung im jeweiligen Unternehmen zu gewinnen: die Zustimmung des Unternehmensmanagements und des Kunden sowie die entsprechende Freigabe und Bereitstellung der Ressourcen. Wichtig dabei ist, mit dem Kunden die Übernahme der Rolle des „Product Owner“ (PO) zu klären, denn nicht immer kann der Kunde diese Rolle selbst übernehmen. Der dritte Schwerpunkt ist die zeitliche Planung der einzelnen Phasen des Transformationsprozesses. Die Transformationsphasen werden anhand vorliegender Prozess- und Terminpläne an den im Unternehmen existierenden terminlichen Rahmen ausgerichtet. Bedingt durch den Zieltermin der konkreten Produktivsetzung (Release-Container 2016/02), fiel im Beispiel EGOV die Konzeptionsphase mit nur zwei Monaten sehr kurz aus. Außerdem erforderte die Produktivsetzung einen Personalaufwuchs, sodass die Zahl der aktiven Entwicklungsteams final bei drei Teams zu je sieben Personen lag. Je Team war ein Scrum-Coach vorgesehen, der neben der Rolle als initialer Scrum-Master auch die Transformation inhaltlich begleiten sollte. Für das Controlling und die Steuerung wurde externe Unterstützung hinzugezogen. RELEASE- & ENTWICKLUNGSPROZESSE DER BA Release PRV 16.01 (2016/01) Ende Anforderungseingang Release PRV 16.03 (2016/03) Start verfahrensübergreifende Integrationstests Release PRV 16.02 (2016/02) ENTWICKLUNGSPROZESSE EGOV Entwicklung Test Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint Sprint PHASENMODELL TRANSFORMATION Konzeption Initialisierung Startphase Hochlaufphase Stabilisierung & Nachhaltung 09/15 1115 02/16 04/16 06/16 Abbildung 1: Zeitliche Abfolge der Transformationsphasen und der Release-und Entwicklungsprozesse der BA Projektmanagement | .public 02-17 | 37

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