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02 | 2016 public

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Mythos oder WahrheIT

Ebenfalls stärker

Ebenfalls stärker gewichtet wurden die fünf Kategorien „Suchen“, „Berechtigungskonzept“, „Bedienbarkeit/Ergonomie“, „Änderbarkeit“ und „Support“. Die Kategorie „Suchen“ prüfte, ob Benutzer nach beliebigen Feldern im Datenmodell suchen können und Wild-Card-Suchen möglich sind. In „Berechtigungskonzept“ wurde geprüft, wie flexibel Rollen und Rechte in den Vorgang integriert sind und ob Rollen zwischen Prozessschritten wechseln können. Bei „Bedienbarkeit/Ergonomie“ wurden Querschnittsaspekte bewertet, die den Benutzer in seiner Arbeit mit der Anwendung unterstützen, wie zum Beispiel Eingabevalidierung. In der Kategorie „Änderbarkeit“ wurde bewertet, ob das Datenmodell später einfach um Attribute erweitert werden kann. Und bei „Support“ ging es darum, ob eine Community existiert oder Firmen in Deutschland für die Produkte Supportverträge anbieten. Ob ein Kriterium erfüllt war, wurde dann in drei Stufen bewertet: • nicht erfüllt (Multiplikator 0), • zum Teil erfüllt (Multiplikator 0,5), • vollständig erfüllt (Multiplikator 1). Ein mit 10 Punkten gewichtetes Kriterium ging bei „nicht erfüllt“ mit 0 Punkten, bei „zum Teil erfüllt“ mit 5 Punkten und bei „vollständig erfüllt“ mit 10 Punkten in die Wertung ein. Der Vorgang „Förderung von Energiesparmaßnahmen“ wurde auf jeder der drei Plattformen prototypisch umgesetzt und im Plenum vorgestellt. Bewertet wurden die Kriterien anschließend gemeinsam. DAS ERGEBNIS Die Kategorien „Performance/Benutzbarkeit“, „Sicherheit“ und „Strategisch“ wurden weniger stark gewichtet, da der Aspekt der Leichtgewichtigkeit im Vordergrund steht. Das Einsatzszenario sah etwa abteilungsinterne Workflows vor, die nur von wenigen Personen benutzt werden und die nicht im Internet zugänglich sind. Die Kategorie „Reporting“, also die manuelle oder automatische Erzeugung von Auswertungen, stand ebenso wenig im Fokus wie die Kategorie „Datenhaltung/Modell“, bei der unter anderem geprüft wird, ob eine Importschnittstelle für strukturierte Daten existiert. Kriterienkatalog Kategorie Datenhaltung/Modell (DM) Suchen (SU) Vorgangsmanagement (VM) Berechtigungskonzept (BE) Bedienbarkeit/Ergonomie (BD) Reporting (RP) Mitgeltende Dokumente (MD) Performance/Benutzbarkeit (PB) Sicherheit (SI) Änderbarkeit (AB) Strategisch (SG) Support (SU) Betriebsaspekte (BA) MAX 1.000 20 55 185 80 65 40 130 40 35 60 40 70 180 Abbildung 2: Bewertungskategorien und maximal erreichbare Punkte Jedes Kriterium wurde innerhalb seiner Kategorie ebenfalls gewichtet. Damit wurden auch auf dieser Ebene Aspekte hervorgehoben, die als besonders wichtig erachtet wurden. Im Ergebnis wiesen die drei Open-Source-Produkte keine großen Unterschiede zwischen den erreichten Gesamtpunkten auf. Im Einzelnen erreichte von maximal 1.000 Punkten: • Nuclos: 887 Punkte • ProcessMaker: 858 Punkte • SuiteCRM: 851 Punkte Das deckt sich auch mit dem intuitiven Eindruck der bewertenden Teams: Mit jedem der drei betrachteten Produkte kann das Prüf- objekt „Förderung von Energiesparmaßnahmen“ umgesetzt werden. Zur letztendlichen Entscheidungsfindung hilft es jedoch, die einzelnen Kategorien genauer zu betrachten. Und hier zahlt sich auch die Ausführlichkeit des Kriterienkatalogs aus: In einzelnen Kategorien existieren zum Teil durchaus größere Unterschiede. Stärken und Schwächen zeigen die Produkte je nach ihrer Herkunft. Nuclos (in Abbildung 3 rot) ist der Allrounder. Die Lösung fällt im konkreten Testaufbau in keiner der betrachteten Kategorien gegenüber den anderen beiden zurück und sticht in keiner besonders heraus. Die Lösung liegt in der Gesamtpunktzahl vorne. Bei den Betriebsaspekten besitzt Nuclos nach der Bewertung der Studie gegenüber den beiden anderen Lösungen einige Vorteile – beispielsweise die strikte Kapselung und Trennung von individuellen Anpassungen gegenüber dem Produkt sowie die Inte- gration in ein Versionskontrollsystem. Mit den anderen beiden Lösungen war eine Trennung der Konfigurationsartefakte ebenfalls realisierbar, erfolgte aber manuell. Eine Unterstützung durch Produkte war nicht Teil des Tests. Nuclos ist als einziger Kandi- dat keine Webanwendung, was der IT-Strategie mancher Kunden entgegenstehen dürfte. Als Java-WebStart-Anwendung können mit Nuclos umgesetzte Vorgänge allerdings über Betriebssys- teme hinweg eingesetzt und auch zentral aktualisiert und ver- 32 | .public 02-16 | Informationstechnologie

Betriebsaspekte (BA) Support (SU) Strategisch (SG) Änderbarkeit (AB) Sicherheit (SI) Performance/Benutzbarkeit (PB) Mitgeltende Dokumente (MD) Reporting (RP) Bedienbarkeit/Ergonomie (BD) Berechtigungskonzept (BE) Vorgangsmanagement (VM) Suchen (SU) Datenhaltung/Modell (DM) 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 MAX Nuclos ProcessMaker SuiteCRM Abbildung 3: Ergebnis nach Kategorien FAZIT Alle drei Tools können ihre jeweiligen Wurzeln aus den Bereichen ERP, BPM und CRM nicht verleugnen. Je nach Anwendungskontext eignet sich das eine oder andere besser. Die Tools sollten je nach ihrer Stärke für den jeweiligen Anwendungsschwerpunkt eingesetzt werden. Vor die Wahl gestellt, legen die Allrounder-Eigenschaften von Nuclos nahe, dieses Produkt zuerst zu betrachten – vorausgesetzt, die IT-Strategie fordert nicht eine Webanwendung. Die direkt integrierte Versionskontrolle und die starke Kapselung von Anpassungen deuten auf eine gute Handhabung im Betrieb hin. Prozessabläufe lassen sich ebenfalls abbilden und darstellen. Für kleine, strikte Prozesse, wie das klassische Beispiel eines Urlaubsantrags, wirkt der Start eines dedizierten Clients schon wieder zu schwergewichtig. Hier eignet sich eine Webanwendung wie ProcessMaker besser, da solche einfachen, internen Prozesse damit noch ohne Programmierung umgesetzt werden können. Bei komplexeren Vorgängen ist jedoch schnell eine aufwendige Programmierung notwendig. teilt werden. Nuclos basiert auf einer REST-API. Für die nächste Hauptversion ist eine Web-App geplant. ProcessMakers (hellgrau) Stärken liegen im Vorgangsmanagement: Das Produkt übernahm im Verlauf der Studie dort die Führung. Beim Reporting hingegen fiel ProcessMaker mit Abstand hinter die anderen beiden zurück. Es sind lediglich Rohdatenexporte möglich, die allerdings in der Praxis mit einem Drittanbieter-Werkzeug ausgewertet werden können. Auch bei den Betriebsaspekten sahen die Studienteilnehmer ProcessMaker hinter den anderen beiden Produkten, da sie keine Auto-Update- Funktion bei Versionsupdates finden konnten. Werden Anwendungsfälle etwas komplexer, sind bei ProcessMaker schnell Programmierkenntnisse erforderlich. In der Gesamtwertung reiht sich ProcessMaker knapp vor SuiteCRM ein. SuiteCRM hingegen bietet sich bei etwas komplexeren Vorgängen an, die nicht strikt prozessorientiert Schritt für Schritt ablaufen müssen, sondern freier gestaltet sein sollen. Dies lässt sich mit SuiteCRM einfach und ohne Programmierung umsetzen.• ANSPRECHPARTNER – TIM POMMERENING Lead IT Consultant Public Sector Solution • +49 711 94 9586 91 • tim.pommerening@msg-systems.com SuiteCRM (dunkelgrau) stand, ähnlich wie Nuclos, in fast keiner Kategorie den anderen Produkten nach, hob sich aber gleichzeitig auch in keiner Kategorie von den anderen Produkten ab. In den Kategorien „Vorgangsmanagement“ und „Berechtigungskonzept“ lag das CRM-Tool in der Studie weit hinten, was sicherlich auf den Fokus des Produkts zurückzuführen ist. Eine Modellierung strikter Prozessabläufe etwa mit Benutzerwechseln schien nur mit Programmieraufwand möglich zu sein. Weniger strikte, offene Abläufe lassen sich wahrscheinlich mit SuiteCRM schnell und ohne Programmierung umsetzen. Den im Rahmen der Studie entstandenen Kriterienkatalog mit den Bewertungen und das Ergebnisdokument mit Erläuterungen zu den Bewertungen sowie weiteren Informationen zu den Produkten hat die Landeshauptstadt München unter der Creative-Commons- Lizenz veröffentlicht: https://github.com/vorgangsbearbeitunglite/doku/blob/master/README.md Informationstechnologie | .public 02-16 | 33

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