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02 | 2016 public

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Mythos oder WahrheIT

VORGANGSBEARBEITUNG

VORGANGSBEARBEITUNG „LITE“ Muss man bei der IT-Umsetzung jedes noch so kleinen Vorgangs wirklich immer eine aufwendige Individualentwicklung starten oder kann man mit Standardsoftware und Medienbrüchen leben? | von TIM POMMERENING Eine gemeinsame Studie der Landeshauptstadt München und der msg systems ag hat drei Open-Source-Produkte zur einfachen Vorgangsbearbeitung auf ihre Tauglichkeit bewertet. Das Ergebnis lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Welches das geeignetste ist, kommt auf den Anwendungsfall an. Vorgangsbearbeitung läuft in der öffentlichen Verwaltung stets nach dem gleichen Schema ab: Anträge gehen ein und werden geprüft. Fehlende Belege werden nachgefordert, Festsetzungen vorgenommen und Bescheide für den Bürger erzeugt. Der Prozessablauf ist fest definiert. Bei der Vorgangsbearbeitung „Lite“ (der leichtgewichtigen Vorgangsbearbeitung) liegt der Fokus genau auf diesem Prozessablauf – und nicht etwa auf der Berechnung (komplexer) Sachverhalte, wie beispielsweise bei der Steuerfestsetzung. Es ist daher nicht wirtschaftlich, eine Vorgangsbearbeitung immer wieder neu zu implementieren oder für jeden Einzelfall neue Software zu beschaffen. Besser ist es, ein Produkt einzusetzen, in dem einfache Vorgänge modelliert und ohne Programmierung umgesetzt werden können. Um solch ein geeignetes Produkt zu finden, wurden in der Studie Anforderungen an eine solche Vorgangsbearbeitungssoftware aufgestellt und auf Basis dieser Anforderungen verschiedene Kandidaten evaluiert. Prüfgegenstand der Studie war der Vorgang zur Förderung von Energiesparmaßnahmen (FES) beim Referat für Gesundheit und Umwelt (RGU) der Landeshauptstadt München (LHM). In diesem Verfahren bearbeitet das RGU Förderanträge für Baumaßnahmen, die zu Energieeinsparungen führen. Durchgeführt wurde die Studie gemeinschaftlich von Mitarbeitern aus drei Bereichen: dem RGU, dem zentralen IT-Dienstleister der LHM (it@M) und der msg systems ag. Ziel der Studie war es, zu prüfen, ob der ausgewählte Vorgang mit einer von drei vorausgewählten Open-Source-Plattformen umgesetzt werden kann. Die Konzentration auf den Einsatz von Open-Source-Produkten entspricht dabei der IT-Strategie der LHM. Jede der drei vorausgewählten Plattformen hat einen anderen Fokus: • Nuclos 1 ist ein Software-Baukasten für das Enterprise Resource Planning (ERP) und wird seit 2003 von der Firma Novabit entwickelt. Nuclos wirbt damit, dass der Ersteller eines ERP-Systems für die meisten Anwendungsfälle keinerlei Programmierkenntnisse benötigt. Die Erstellung der Anwendung findet ohne eine zusätzliche Entwicklungsumgebung im Client des Endprodukts statt. Nuclos ist eine Java-Servlet- Anwendung für Java-Rich-Client und kann unterschiedliche Datenbanken nutzen. 1 http://www.nuclos.de 30 | .public 02-16 | Informationstechnologie

• ProcessMaker 2 ist eine browserbasierte Business-Process- Management(BPM)-Plattform zur Umsetzung von Geschäftsprozessen. Die Firma Colosa Inc. entwickelt das Produkt und bietet eine kostenpflichtige Enterprise Edition sowie eine kostenlose Community Edition an. Evaluiert wurde die Community Edition. Ersteller des Endsystems können Prozesse grafisch modellieren und die Verarbeitung auch durch eigene Programmierung erweitern. Technologisch baut die Plattform auf PHP, Apache Webserver und MySQL unter Linux auf. • SuiteCRM 3 als dritter Kandidat ist eine Plattform für Customer Relationship Management (CRM). Es handelt sich um die Open-Source-Abspaltung des seit 2004 auf dem Markt befindlichen und inzwischen kostenpflichtigen SugarCRM. Die Plattform bietet die Möglichkeit, Kunden und deren Beziehungen zu verschiedenen Produkten zu verwalten. Hierzu können Prozesse hinterlegt werden, die durch die Basismodule Kunden, Produkte, Verträge und Verkäufe umgesetzt werden. Basismodule können angepasst und neue Module erstellt werden. Dabei sollen einfache Aufgaben ohne Programmierung realisiert werden können. Wie bei ProcessMaker handelt es sich auch bei SuiteCRM um eine PHP-Webanwendung. Sie lässt verschiedene Datenbanken zur Persistenz zu. Der Vorgang zur Förderung von Energiesparmaßnahmen, der für die Bewertung der Kandidaten verwendet wurde, umfasst folgende Schritte: 1. Mitarbeiter im Bauzentrum nehmen Daten aus Förderanträgen in die Anwendung zur Vorgangsbearbeitung auf und hängen den Antrag als Dokument an. 2. Sachbearbeiter im RGU prüfen die Anträge, erzeugen aus der Vorgangsbearbeitung heraus Eingangsbestätigungen für die Antragsteller und lassen die Vorgänge durch Setzen einer Wiedervorlage ruhen. 3. Im Ruhezeitraum haben die Antragsteller die Möglichkeit, die erforderlichen Baumaßnahmen durchzuführen und Nachweise für die Förderung zu liefern. 4. Bei Eintritt der Wiedervorlage kann der Sachbearbeiter mit- hilfe der Vorgangsbearbeitung fehlende Nachweise nachfordern oder zur Festsetzung übergehen. 5. Die eigentliche Berechnung der Förderhöhe findet dabei außerhalb der Vorgangsbearbeitung statt. Berechnungsergebnisse sollen jedoch manuell in die Vorgangsbearbeitung zurückübertragen und simple Berechnungen von ihr durchgeführt werden können. 6. Zuletzt erzeugt der Sachbearbeiter aus der Vorgangsbearbeitung heraus einen Festsetzungsbescheid für den Antragsteller. Fehlende Nachweise nachfordern 5 Abbildung 1: Prozessmodell für den Vorgang „Förderung von Energiesparmaßnahmen“ BEWERTUNGSVERFAHREN DER STUDIE Zuerst wurden die Bewertungskriterien für die drei Softwarelösungen festgelegt. Sie stammen hauptsächlich aus den Anforderungen des Fachkonzepts zur Förderung von Energiesparmaßnahmen sowie aus zusätzlichen nichtfunktionalen Kriterien, die den Studienteilnehmern wichtig waren. Alle Kriterien wurden in einem Kriterienkatalog gesammelt und in Kategorien unterteilt. Bei der Bewertung der Lösungsalternativen konnten maximal 1.000 Punkte erreicht werden. Diese wurden mit unterschiedlichen Gewichtungen auf 13 Kategorien verteilt. Bewertungsschwerpunkte lagen bei den drei Kategorien „Vorgangsmanagement“, „Mitgeltende Dokumente“ und „Betriebs- aspekte“. „Vorgangsmanagement“ betrachtete die Fähigkeiten, Workflows abzubilden, die Erstellung von Arbeitslisten und eine Wiedervorlagefunktionalität für ruhende Vorgänge. „Mitgeltende Dokumente“ bewertete die Möglichkeit, Schriftdokumente etwa als PDF am Vorgang anzuhängen und aus Vorlagen heraus zu generieren. „Betriebsaspekte“ prüfte im Schwerpunkt Logging, Testbarkeit und Versionierung. 1 2 Nachweise nachgefordert Fördersumme berechnet Bescheid positiv 3 6 Antrag erfasst Antrag prüfen Kurzprüfung erfolgt Ruht Wiedervorlage setzen 4 Antrag geht ein Bescheid erzeugt Wiedervorlage setzen Nachweisfrist abgelaufen, Nachweise vollständig Prüfen, ob förderfähig förderfähig Nicht förderfähig, Bescheid negativ Nachweise vollständig Förderfähigkeit geprüft Nachweisfrist abgelaufen, Nachweise fehlen, Bescheid negativ 2 http://www.processmaker.com 3 https://suitecrm.com Informationstechnologie | .public 02-16 | 31

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Die Bandbreite unterschiedlicher Branchen- und Themenschwerpunkte decken im Unternehmensverbund eigenständige Gesellschaften ab: Dabei bildet die msg systems ag den zentralen Kern der Unternehmensgruppe und arbeitet mit den Gesellschaften fachlich und organisatorisch eng zusammen. So werden die Kompetenzen, Erfahrungen und das Know-how aller Mitglieder zu einem ganzheitlichen Lösungsportfolio mit messbarem Mehrwert für die Kunden gebündelt. msg nimmt im Ranking der IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen in Deutschland Platz 7 ein.


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