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02 | 2016 public

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Mythos oder WahrheIT

INDIKATOREN FÜR EINE

INDIKATOREN FÜR EINE EINFACHE UMSETZBARKEIT Für die Beantwortung der zweiten Frage nach Rahmenbedingungen, Voraussetzungen, Dauer und Aufwand, um erste Umsetzungsprojekte möglichst risikoarm angehen zu können, sind folgende Aspekte besonders relevant: Ordnungsgemäße Aktenführung: Die ordnungsgemäße Aktenführung nach einschlägigen Vorschriften wie GGO oder RegR ist in der Verwaltungspraxis leider oft keine Selbstverständlichkeit mehr. Müssen Grundlagen der ordnungsgemäßen Aktenführung, wie Vollständigkeit, Aktenplan oder regelmäßige Aussonderung, vor Einführung der E-Akte erst noch erarbeitet werden, entsteht zusätzlicher Aufwand. Andererseits kann die E-Akte auch dabei unterstützen, Defizite in der ordnungsgemäßen Aktenführung zu beseitigen. Quellen der Akteninhalte: Am einfachsten ist es, elektronische Akten zu führen, wenn diese überwiegend aus intern (elektronisch) erstellten und ausgetauschten Dokumenten bestehen. Schriftliche Briefpost muss zusätzlich vor der Aktenablage digitalisiert werden. Bei einem hohen Anteil sollte dies als zentrale Dienstleistung effizient organisiert werden. Besonders komplex wird die Umsetzung, wenn ein großer Teil der Akteninhalte auf Papier zum Beispiel im Publikumsverkehr vor Ort anfällt, etwa durch vorgelegte Formulare und Nachweise. Einheitliche und aktuelle IT-Arbeitsplatzausstattung: Eine durchgehende, einheitliche und aktuelle IT-Arbeitsplatzausstattung (Hardware, große, hochauflösende Bildschirme, leistungsfähige Netzwerkanbindung, aktuelles Betriebssystem, marktübliches Office-Produkt inklusive E-Mail) ist Voraussetzung beziehungsweise erleichtert die Nutzung der E-Akte. Fehlt diese Voraussetzung, spricht dies gegen eine prioritäre Einführung der E-Akte, zumal im betreffenden Bereich selbst die Bewältigung der Ausstattungsdefizite die größere Dringlichkeit haben dürfte. Vorhandene Fachverfahren: Werden im betrachteten Bereich bereits Fachverfahren mit integrierter Speicherung elektronischer Dokumente genutzt, ist es häufig nicht sinnvoll, diese zu ersetzen oder an eine separate E-Akte anzubinden. Bei Hybridaktenführung (teilweise im Fachverfahren, teilweise in der Papierakte) kann erhöhter Aufwand zur Einführung der E-Akte und für ihre Anbindung an das bestehende E-Fachverfahren entstehen. Wenn ohne Fachverfahren ausschließlich mit Papierakten gearbeitet wird, entstehen in der Regel geringere Einführungsund Integrationsaufwände für eine reine E-Akte, gegebenenfalls kombiniert mit der E-Vorgangsbearbeitung. Veränderungsbereitschaft und Unterstützung der Leitungsebene: Ein durch viele Erfahrungen bestätigter Erfolgsfaktor bei der Einführung einer E-Akte ist die Unterstützung durch die Leitungsebene. Politik, Behördenleitung und mittlere Führungsebene können das Vorhaben durch ihre Entscheidungen, durch Kommunikation und durch beispielhafte Nutzung der E-Akte befördern. Die Einführung von E-Akte und weiteren Bausteinen der E-Verwaltung sollte möglichst dort beginnen, wo solche Führungspersönlichkeiten dies unterstützen oder, besser noch, einfordern. Rechtlicher Rahmen: Rechtsvorschriften und Verfahrensrichtlinien bestimmen, in welchem Umfang vollständige elektronische Akten geführt werden können und welche besonderen Maßnahmen zu berücksichtigen sind. Erschwerend können sich beispielsweise Schriftformerfordernisse auswirken, die besondere Techniken wie eine elektronische Signatur erfordern, aber auch ein großer Anteil an Dokumenten mit vertraulichen Inhalten wie VS-Sachen, Personaldaten oder Steuerdaten. SYSTEMATISCHE ANALYSE UND ENTSCHEIDUNGSFINDUNG Auch wenn diese Aspekte zur Beurteilung der Dringlichkeit von E-Akte und weiteren Bausteinen der E-Verwaltung einleuchtend und offensichtlich sind, so zeigt es sich doch immer wieder, dass die Planung der sukzessiven Einführung einer einheitlichen E-Verwaltung in komplexen Organisationen wie einer Kommunalverwaltung, einem Ressort oder gar einer ganzen Landesverwaltung äußerst schwierig zu priorisieren ist. Die Schwierigkeiten beginnen damit, sinnvolle Einführungsbereiche abzugrenzen und einen einheitlichen Überblick über die relevanten Faktoren für alle Bereiche zu gewinnen. Sind die Informationen zusammengetragen, wird man in der Regel feststellen, dass in vielen Bereichen einzelne Aspekte für eine schnelle Einführung der E-Verwaltung sprechen und andere Aspekte dagegen. Es gibt kein eindeutiges Bild für eine triviale Entscheidungsfindung, die zudem neben der fachlichen Analyse oftmals auch politische Erwägungen berücksichtigen muss. Die systematische Befassung, Einschätzung und Dokumentation der genannten Aspekte in einem strategischen Vorprojekt unterstützt bereits die sachliche Auseinandersetzung der Beteiligten in der Bedarfsklärung und Entscheidungsvorbereitung. Da es bei einer Priorisierungsentscheidung letztlich um eine vergleichende Bewertung mehrerer Einführungsbereiche geht, ist es zudem hilfreich, die Analyseergebnisse auch für eher qualitativ erhobene Aspekte zu quantifizieren. Dazu bietet sich ein einfaches Punktesystem an, etwa mit einer Skala von 0 für keinen bis 10 für sehr hohen Nutzenbeitrag und analog von 0 für keine bis 10 für 16 | .public 02-16 | Moderne Verwaltung

Exemplarische Zuordnung: A B C Einführungsbereich A Einführungsbereich B Einführungsbereich C sis einer elektronischen Akte weitere Bausteine des OKeVA einzuführen, um die Prozessunterstützung des Geschäftsgangs in diesen Bereichen bestmöglich zu unterstützen? Und wenn von den ergänzenden Modulen E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusam- Nutzenerwartung hoch gering Rollout- Projekte B Zurückgestellte Projekte A Pilotprojekte Rollout- Projekte menarbeit und E-Fachverfahren mehrere relevant sind, werden dann alle von Beginn an benötigt oder können sie sukzessive realisiert werden? Die Antwort auf diese Fragen erfordert einen genaueren Blick auf den Reifegrad der Prozessstrukturierung und die vorhandene IT-Unterstützung. Wir beantworten sie im zweiten Teil dieses Beitrags in der nächsten Ausgabe der .public.• C komplex einfach Umsetzbarkeit Abbildung 1: Vergleich der Dringlichkeit der E-Akte in mehreren Einführungsbereichen sehr hohe Umsetzbarkeit. Die auf diese Weise mess- und vergleichbar gemachten Bewertungen können schließlich entscheidungsunterstützend zu Kennzahlen für Nutzenpotenzial und Umsetzungshindernisse verdichtet werden. Gewichtungsfaktoren für einzelne Aspekte berücksichtigen dabei ihre Bedeutung für die Entscheidungsfindung. Die Kennzahlen werden verwendet, um mögliche Einführungsprojekte in einem Quadrantenschaubild zu ordnen und ein übersichtliches Gesamtbild für die Priorisierung zu erhalten. HILFE BEI STRATEGISCHER ENTSCHEIDUNG Dabei steht fest: Die Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit auf Basis der E-Akte ist verwaltungsübergreifend eine der größten organisatorisch-technischen Herausforderungen der kommenden Jahre, die erhebliche Kapazitäten und Mittel binden wird. Projektplanungen dafür werden nicht automatisiert auf Basis solcher Kennzahlen erstellt, sondern bleiben eine komplexe Führungsaufgabe. Das systematische Befassen mit und die Aufbereitung von wichtigen Aspekten liefert aber notwendige Hilfestellungen, um sachgerechte und tragfähige Priorisierungsentscheidungen zu treffen. ANSPRECHPARTNER – BERND GERBAULET Executive Business Consultant Public Sector Business Consulting • +49 1525 3200631 • bernd.gerbaulet@msg-systems.com ONLINE-TOOL ZUR E-AKTE-ANALYSE Das Tool E-Akte-Analyse von msg steht kostenfrei zur Verfügung: www.msggroup.com/e-akte-analyse. Mit diesem Online-Werkzeug kann die Dringlichkeit der E-Akte-Einführung in konkreten Bereichen ermittelt werden. Aus Ihren Antworten auf elf Fragen zu Umsetzbarkeit und Nutzenpotenzial berechnet das Tool entsprechende Kennwerte, die Ihnen als erste Orientierung und als Hilfsmittel dienen, um alternative Einsatzbereiche der E-Akte zu vergleichen und zu priorisieren. Registrierte Nutzer der E-Akte-Analyse haben zusätzlich die Möglichkeit, ihre Dringlichkeitswerte in einer anonymisierten Auswertung mit anderen Verwaltungen zu vergleichen. AUSWAHL PASSENDER MODULE ZUR PROZESSUNTERSTÜTZUNG Nach der Priorisierung geeigneter Einführungsbereiche muss eine zweite wichtige strategische Frage in der Vorbereitung auf die E-Verwaltung geklärt werden: Ist es sinnvoll, neben der Ba- Moderne Verwaltung | .public 02-16 | 17

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