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02 | 2016 public

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Mythos oder WahrheIT

DER LANGE WEG ZUR

DER LANGE WEG ZUR E-VERWALTUNGSARBEIT – TEIL 1: DIE EINFÜHRUNG DER E-AKTE Die Umstellung auf die elektronische Verwaltungsarbeit mittels E-Akte erfordert komplexe, stufenweise Einführungsprogramme. Doch in welchen Bereichen sollte man beginnen? Eine systematische Analyse und Verdichtung wesentlicher Aspekte kann bei der Entscheidung helfen. | von AXEL DRENGWITZ und BERND GERBAULET Elektronische Aktenführung als Grundlage moderner Verwaltungsarbeit ist keine neue Idee: Bereits seit etwa 20 Jahren diskutieren Behörden und ihre Dienstleister über Konzepte, Lösungen und Einführungsplanungen für elektronische Akten. Zeit genug, könnte man meinen, um alles Wichtige zu diesem Thema nicht nur zu sagen, sondern auch zu erledigen. Dennoch steht die Umstellung auf die Arbeit mit elektronischen Akten derzeit (und wie nie zuvor) im Fokus der aktuellen Diskussion zur Digitalisierung der deutschen öffentlichen Verwaltung. RENAISSANCE DER E-AKTE Das hat gute Gründe. Solange die Arbeitsgrundlagen einer Verwaltung auf Papier gedruckt im Aktenschrank gelagert sind, erübrigt sich jede Diskussion, wie Verwaltungsprozesse – etwa durch mobile Zugänge, Automatisierung oder intelligente Informationsverknüpfung – zeitgemäß digitalisiert werden können. Elektronische Aktenführung ist somit eine zentrale, notwendige Infrastrukturvoraussetzung für die Digitalisierung. Zumal die Arbeit mit Schriftgut in geordneten Aktenstrukturen alle Behörden betrifft, also der „gemeinsame Nenner“ der Verwaltung ist. Folgerichtig nehmen Planungen und Umsetzungsverpflichtungen zur Einführung elektronischer Akten in den aktuellen Digitalisierungsstrategien und E-Government-Gesetzen von Bund und Ländern eine zentrale Rolle ein. Das modulare „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OKeVA) liefert wertvolle Vorarbeiten als Orientierungspunkte und hilft, aus positiven wie negativen Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen. Trotzdem ist die Aufgabenstellung immens, gilt es doch, • die elektronische Aktenführung quer über unterschiedlichste Verwaltungsbereiche hinweg einzuführen, • dabei den jeweiligen organisatorischen, verfahrensbezogenen und infrastrukturellen Anforderungen und Rahmenbedingungen gerecht zu werden und • die Beschäftigten mitzunehmen. 14 | .public 02-16 | Moderne Verwaltung

Klar ist: Die Größe und Komplexität der Herausforderung machen ein schrittweises Vorgehen erforderlich, mit dem die elektronische Verwaltungsarbeit sukzessive für Organisationsbereiche, Prozesse oder Verwaltungsleistungen umgesetzt und modular erweitert wird. HERAUSFORDERUNG PRIORISIERUNG etwa im Rahmen mehrstufiger Bearbeitungsprozesse, geteilter Zuständigkeiten oder im Vertretungsfall. Dies gilt insbesondere bei einer Bearbeitung an verschiedenen Standorten. Je arbeitsteiliger und verteilter gearbeitet wird, je häufiger Akten „im Umlauf“ nicht im unmittelbaren Zugriff sind oder Kopien gefertigt werden müssen, desto größer ist der potenzielle Nutzen von elektronischer Akte und Vorgangsbearbeitung. Die Erkenntnis, dass mit der konsequenten Einführung elektronischer Akten jetzt begonnen werden kann und sollte, wirft weitere Fragen auf: In welchen Einsatzbereichen und mit welchen Bausteinen des OKeVA ist es sinnvoll zu beginnen? Und entlang welcher Prioritäten sollen der Rollout und die Ergänzung weiterer Bausteine folgen? Zwei einfache Grundgedanken fließen in diese Entscheidung ein: Es ist sinnvoll, • zuerst dort mit elektronischen Akten zu arbeiten, wo sie den größten Nutzen zur Verbesserung oder Entlastung der Verwaltung versprechen, also der größte Handlungsdruck besteht. • dort zu beginnen, wo eine Umsetzung schnell und mit geringem Aufwand erfolgen kann, also die technischen und organisatorischen Voraussetzungen günstig sind. Doch wie können verantwortliche Entscheider diese „low hanging fruits“ erkennen? Zumal es im Detail viele Einzelaspekte zu berücksichtigen gilt, die nicht zwingend immer in die gleiche Richtung weisen. Eine systematische Analyse solcher Aspekte unterstützt diesen Abwägungsprozess. INDIKATOREN FÜR EIN HOHES NUTZENPOTENZIAL Welche Indikatoren lassen also in einem abgrenzbaren Organisations- oder Verwaltungsbereich deutlich spürbare Verbesserungen durch eine Arbeit mit elektronischen Akten erwarten? Umfang des Papieraktenbestandes: Je mehr Akten im aktiven Bestand geführt werden, desto größer ist in der Regel auch der Aufwand für Ablage, Recherche, Zugriff und Lagerung, der durch die E-Akte reduziert werden kann. Zugriffshäufigkeit auf Papierakten: Häufiger Zugriff auf einzelne Akten bedeutet hohen Aufwand für die manuelle Führung und Nutzung der Papierakten; dieser kann bei Nutzung der E-Akte reduziert werden. Heterogene Bearbeiter und Standorte: Elektronische Akten erleichtern den Zugriff mehrerer Bearbeiter auf den Akteninhalt, Registratur: Ist ein dezidierter Registraturdienst vorhanden und werden die Akten von diesem an zentraler Stelle gelagert, so sind hohe Effizienzgewinne beim direkten Zugriff auf die elektronische Akte zu erwarten. Realisierbarkeit der Effizienzgewinne: Damit die durch die E-Akte gewonnene rechnerische Effizienz in haushaltswirksamen Einsparungen mündet, müssen sie im vorhandenen Personalbestand umsetzbar sein. Verwaltungen mit deutlichen Personalengpässen sind dazu eher in der Lage als solche mit Überkapazitäten. Unmittelbarer wirtschaftlicher Nutzen entsteht auch, wenn dadurch Büro- und Lagerflächen real reduziert werden können oder nicht erweitert werden müssen. Akute Platzprobleme zur Lagerung von Papierakten können für die zügige Einführung einer E-Akte sprechen, gegebenenfalls verbunden mit einer Digitalisierung oder Aussonderung von Altbeständen. ELEKTRONISCHE VERWALTUNGSARBEIT Für die Arbeit von Verwaltungen mit digital erzeugten oder digitalisierten Dokumenten hat sich der Begriff „elektronische Verwaltungsarbeit“ etabliert. Er wird durch das vom Bundesministerium des Innern veröffentlichte „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OKeVA) geprägt. Im Mittelpunkt steht dabei immer die strukturierte Verwaltung elektronischen Schriftguts in einer E-Akte. Je nach Bedarf einer Behörde kann die E-Akte durch Lösungen zur E-Vorgangsbearbeitung (Prozesssteuerung), zur E-Zusammenarbeit (Kollaborationslösungen) oder für E-Fachverfahren (verbundene dokumentenverarbeitende Fachsysteme) ergänzt werden, die jeweils in eigenen Bausteinen des OKeVA behandelt werden. Weitere Bausteine zu den Themen Scanprozess, E-Poststelle/Signatur, Langzeitspeicherung sowie Datenschutz und Signatur vertiefen typische Fragestellungen, die bei der Arbeit mit digitalem Schriftgut zu lösen sind. Das OKeVA ist damit modular und flexibler anwendbar als das Vorgängerkonzept DOMEA, das es ersetzt. Moderne Verwaltung | .public 02-16 | 15

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