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02 | 2016 public

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Mythos oder WahrheIT

deren Zuordnung zu einem

deren Zuordnung zu einem Lizenzmodell und den zugrunde liegenden Verträgen der Softwarehersteller zu erarbeiten. In der Realität ist häufig erst das Ergebnis einer „beängstigten“ Lizenzbilanz der Anstoß für ein nachhaltiges SAM. Die technische Erfassung der Software als erster Schritt ergibt den sogenannten „Software-(Lizenz-)Bedarf“ und wird idealerweise größtenteils automatisiert mit einem Inventarisierungstool erhoben. Die zeitgleich aufzubauende kaufmännische Erfassung der Verträge und Lizenzkäufe dient dann als Vergleichsbasis. Hier müssen entsprechende Nachweise für die Gültigkeit der im Einsatz befindlichen Lizenzen erbracht werden. Je nach Hersteller und/oder Produkt gibt es hier unterschiedlichste Forderungen. Dazu gehören beispielsweise Lizenzzertifikat, COA-Label, Rechnung, Installationsmedium und Handbuch etc. Optimierter Kostenaufwand Transparenz Software Asset Management Rechtssicherheit Abbildung 1: Software-Asset-Management-Kreislauf Risikominimierung Mit diesen beiden Datengrundlagen kann dann im nächsten Schritt eine Lizenzbilanz mit intelligentem Abgleich des Bedarfs und der getätigten Beschaffungen erstellt werden. Sinnvoll ist in jedem Fall die Einbindung eines erfahrenen SAM-Experten, der über ein großes Wissen zu den sich ständig ändernden Lizenzbestimmungen der letzten Jahre und den Anforderungen der Hersteller verfügt. Die Lizenzbilanz ist in der Regel das von den Softwareherstellern geforderte Dokument, teilweise sind zusätzlich aber auch weitere Unterlagen, wie etwa eine SAM-Prozessanalyse, notwendig. Am Ende findet dann gemeinsam mit dem eingesetzten SAM-Partner ein Gespräch mit dem Hersteller beziehungsweise dem durch den Hersteller beauftragten Wirtschaftsprüfer statt. Hier werden die Erkenntnisse aus dem Audit besprochen und die erforderlichen Konsequenzen abgeleitet. Dies kann beispielsweise eine fällige Nachlizenzierung oder die Verhandlung von Zusatzvereinbarungen – natürlich unter Beachtung von Haushalts- und Vergaberecht – bedeuten. Möglicherweise wird aber auch eine Überlizenzierung festgestellt, aus der zukünftig Einsparungen entstehen. SOFTWARE-ASSET BEZIEHUNGSWEISE LIZENZMANAGEMENT: VON DER PFLICHT ZUR KÜR! So ärgerlich ein Audit für ein Unternehmen beziehungsweise eine Behörde auch sein mag: Man bekommt auf diesem Weg einen Überblick über seinen Softwarebestand und kann daraus auch positive Maßnahmen ableiten. Damit muss man allerdings nicht bis zu einem Audit warten! Denn wurde ein nachhaltiges und toolgestütztes Software-Asset- und Lizenzmanagement aufgebaut, lässt sich jederzeit sofort erkennen, welche installierten Softwarekomponenten tatsächlich genutzt werden. So können die passenden Lizenzen bereits in der richtigen Anzahl erworben und Einsparpotenziale genutzt werden. Zudem erleichtert ein gut geführtes, aktuelles SAM die Argumentation gegenüber dem Softwarehersteller im Falle eines an das Unternehmen beziehungsweise die Behörde herangetragenen Auditverlangens, dieses gegebenenfalls zu versagen. Ein Audit kann tatsächlich nur dann ganz ohne Stress und hohe Nachzahlungen ablaufen, wenn bereits im Vorfeld ein nachhaltiges Lizenzmanagement aufgebaut wurde. Das bedeutet, sich den Fragen zu den Verantwortlichkeiten, Prozessen und möglichen Softwaretools zur Unterstützung zu widmen oder dies in die Hand eines geeigneten SAM-Partners oder SAM-Dienstleisters als Service zu geben. Zum Leistungsportfolio eines guten, zertifizierten SAM-Partners gehört die Beratung zu Compliance-Fragen, zur Prozessgestaltung oder Toolimplementierung. Überlizenzierungen und unnötige Wartungsverträge können damit verhindert, die richtigen und kostengünstigsten Lizenzen beschafft und durch ein Software-Pooling die notwendigen Neubeschaffungen meist sogar reduziert werden. Die Vorteile eines nachhaltigen SAM liegen auf der Hand, wie einige Beispiele verdeutlichen: • Auffinden von Hard- und Softwaredaten • Konsolidierung und Überwachung der Softwareverträge • Minimierung der Risiken (Audit, Haftung, ungeplante Zahlungen) 12 | .public 02-16 | Management

• Möglichkeiten zur Kostenoptimierung (Software-Pooling, gezielter Einsatz von Maintenance) • Ermittlung der Softwarekosten zur besseren Budgetplanung und gegebenenfalls als Basis für Kosten-Leistungs-Verrechnung Im Gegensatz zum projektbezogenen Ansatz besteht auch die Möglichkeit, einen sogenannten „SAM-Service“ zu nutzen. Der Einsatz eines solchen SAM-Services spart gegenüber dem projektbezogenen Ansatz mit eigener Einführung eines SAM die hohen Anfangsinvestitionen für den Aufbau eines eigenen Lizenzmanagements, schont die eigenen Ressourcen und macht Schulungsaufwände obsolet. FAZIT Ein nachhaltiges Software-Asset- und Lizenzmanagement gibt Sicherheit, • die richtigen Lizenzen beschafft zu haben. • den Softwarebestand und das Portfolio optimiert zu haben. • das Haftungs- und Auditrisiko minimiert zu haben. • alle BMI-Vertragsrichtlinien und Gesetze eingehalten zu haben. • keine unnötigen/zu hohe Ausgaben verursacht zu haben. • die richtigen und nicht zu viele unnötige Prozesse definiert zu haben. • auskunftsfähig gegenüber der eigenen Behördenleitung oder übergeordneten Behörden wie beispielsweise Ministerien oder externen Dritten (Wirtschaftsprüfer, Hersteller) zu sein. Die Empfehlung ist daher ganz klar: sich Gedanken zur Verwaltung des Lizenzbestands zu machen, bevor ein Lizenzaudit für Panik im Unternehmen sorgt.• Besuchen Sie zu diesem Thema auch gerne eines unserer Seminare für die öffentliche Verwaltung: http://www.fuehrungskraefte-forum.de/detail.jsp?v_id=416 ANSPRECHPARTNER – MARKUS SCHAUMBERGER Bereichsleiter Process Management msg services ag • +49 89 96101-1432 • markus.schaumberger@msg-services.de Management | .public 02-16 | 13

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