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IT-Megatrends in der öffentlichen Verwaltung

Prio Dimenison

Prio Dimenison Leitfragen Auswirkungen 1 GESCHÄFT: Anpassungsfähigkeit Wie stark verbessert die Lösung die Fähigkeit der Verwaltung zur schnellen Anpassung an veränderte Anforderungen? Verwaltungsabläufe (Geschäft) werden im PS hauptsächlich durch politische Entscheidungen verändert, nicht durch die Verwaltung selber. 2 PRODUKTIVITÄT: Prozessoptimierung Wie stark trägt die Lösung zur Optimierung von Prozessen bei? Sind Informationen für Berechtigte online und mobil zugreifbar? Sind Prozessketten digital ohne Medienbruch? Stärkere integrierte digitale Abbildung hat die größte Auswirkung auf Effizienz und Effektivität. 3 BRANCHE: Kollaboration Wie stark verbessert die Lösung die Zusammenarbeit zwischen Behörden, Bürgern und Unternehmen? Beispiel für gute Lösungen: Bundesportal, Länderportale, KONSENS in der Steuerverwaltung, Servicekonto in BY und HE 4 FACHLICHKEIT: Serviceverbesserung Wie stark verbessert die Lösung den Nutzen des Anwenders (Verwaltungsmitarbeiter, Bürger, Unternehmen)? Neue Lösungen müssen messbare Verbesserung der Qualität bringen. Anwender können i. d. R. nicht zu anderen Anbietern wechseln. 5 NACHHALTIGKEIT: Ressourcenstabilität Wie stark berücksichtigen die wesentlichen Aspekte der Lösung langfristige Wirtschaftlichkeit? Schwerpunkt sollte wirtschaftliche Nachhaltigkeit sein. 6 TECHNOLOGIE: Innovationsrate Wie hoch ist bei den wesentlichen technischen Aspekten der Lösung die Adoptionsrate neuer Technik und Konzepte? Neue Technik ist kein Selbstzweck, sie muss zu den höher priorisierten Dimensionen beitragen. 7 METHODIK: Kreativitätshebel Wie hoch ist bei dem wesentlichen Vorgehen zur Lösungsfindung die Einsatzrate von Ideenfindungs- und Design-Methoden? Digitalisierung führt zu einem Wandel in der Berufswelt. Die Lösung komplexer Probleme erfordert kreative interdisziplinäre Zusammenarbeit sowie den Austausch von Ideen. Abbildung 1: msg-Ansatz für einen priorisierten Digitalisierungsindex für Behörden dacht: Das Finden der Dienste steht nicht im Vordergrund, eher das Suchen nach Diensten auf den Behördenseiten des Bundes, der Länder, der Kommunen. Eine zentrale Anlaufstelle bedeutet: Es gibt eine Internetseite (Portal), auf der sich jeder Bürger anmelden und wo er alle Dienste finden kann, die er aufgrund einer seiner Lebenslagen (Arbeit, Auslandsreise, Bauen, Fahrzeuge, Kinder, …) von staatlichen Behörden, sei es auf kommunaler, auf Landes- oder auf Bundesebene, benötigt. Gleiches gilt für Unternehmen, die digitale Zugänge für die unterschiedlichsten Unternehmenslagen (Arbeitgeberthemen, Bauen, Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter, gefährliche Güter, …) benötigen. Auch aus Sicht der Unternehmen müssen behördliche Strukturen effizienter werden. Als Beispiel bietet sich die Unternehmenslage „Bauen“ mit den Phasen, die zum Beispiel bei Großprojekten zwischen den Industriepartnern i. d. R. bereits digital auf einem Datenbestand erfolgen: Frühphase, Planung, Genehmigungsphase, Ausführung, Betrieb. So hat die Deutsche Bahn viele Pilotprojekte zum digitalen Planen und Bauen, 6 doch regelmäßig fehlen die Schnittstellen zu den vielen beteiligten Behörden. Damit können die Vorteile der Digitalisierung nicht ausgeschöpft werden, und Großprojekte verzögern sich unnötig. Ein klassisches großes Neu- und Ausbauprojekt dauert derzeit 20 Jahre, wobei alleine 70 Prozent der Zeit bis zur Baugenehmigung gebraucht werden, nur 30 Prozent der Zeit fließen dann in die Bauausführung. 7 Zum Zeitpunkt der Ausführung entsprechen die Bauwerke dann oft nicht mehr dem Stand der Technik oder benötigen wegen geänderter Rechtslage neue Genehmigungen und Finanzmittel. Unrühmliche Beispiele sind der Flughafen Berlin oder Stuttgart 21. 6 http://www.deutschebahn.com/de/Digitalisierung/DB_Digital/digitale_produkte/16359306/digiatalesbauen.html 7 FAZ vom 13.01.2017, „Wie Großprojekte künftig klappen können“ 8 | .public 01-18 | Moderne Verwaltung

Die dritte Kundengruppe, nämlich Behörden als Kunden von Behörden, wurde beim herkömmlichen E-Government-Ansatz noch gar nicht bedacht. Doch auch sie benötigen Zugänge zu Onlineservices anderer Behörden. In Bezug auf die Auffindbarkeit der Services soll der Portalverbund Abhilfe schaffen. Das neue Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsportale zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Dessen Sinn und Zweck soll sein, Dienste für Bürger und Unternehmen (nicht für Behörden) besser auffindbar zu machen. Noch gibt es das Portal nicht, doch es soll innerhalb der nächsten Jahre verfügbar sein und dann den Einstiegspunkt für Kunden abbilden. Wobei die hinter dem Portaleinstiegspunkt liegenden Services noch nicht festgelegt sind – sie hängen dann vom Digitalisierungsgrad der Behörden ab. WIE STEHT ES UM DEN DIGITALISIERUNGSGRAD UNSERER BEHÖRDEN? Innerhalb einer Behörde reicht es nicht, Prozesse „einfach nur“ zu digitalisieren, also ihre Medienbruchfreiheit und ihre Automation sicherzustellen. Will man echte Digitalisierung, dann sind die Informationen behörden- und ressortübergreifend auszutauschen. Der Grad der Digitalisierung einer Behörde kann anhand der Dimensionen in Abbildung 1 festgemacht werden. Der Digitalisierungsindex enthält Leitfragen, die auf in Planung befindliche Lösungen angewendet werden können. Ebenso lassen sich die Leitfragen zum Status quo einer Behörde einsetzen. Diese Priorisierung stellt den Zweck einer Behörde, ihr Geschäft und ihre Anpassungsfähigkeit an die oberste Stelle. Behörden müssen die Erfüllung von Aufgaben im gesetzlichen Rahmen sicherstellen. Die Produktivität wird verbessert, wenn Daten und Informationen für Berechtigte einfach zugänglich sind und Prozesse ohne fehlerträchtige Medienbrüche ablaufen können. Bei den komplexer werdenden staatlichen Aufgaben interagieren zunehmend mehr staatliche Stellen, sodass die Zusammenarbeit (Kollaboration) einen hohen Stellenwert einnimmt. Der Anwendernutzen kommt in der Priorisierung an vierter Stelle. Die drei vorhergehenden Dimensionen sind die Voraussetzung dafür, dass der fachliche Service den Anwendererwartungen entsprechen kann. Die Technologie hat – in Dimension sechs – einen nachgeordneten Stellenwert. Als Mittel zum Zweck muss sie stets in Betracht gezogen werden, doch liegen die für die Digitalisierung wichtigen Optimierungshebel in anderen Dimensionen einer Behördenorganisation. THESE 2: FÖDERALISMUS UND RESSORTPRINZIP HEMMEN DIE DIGITALISIERUNG In der Bundesrepublik Deutschland ist der Föderalismus durch Artikel 20 des Grundgesetzes ein Staatsstrukturprinzip und grundlegender Teil des politischen Systems. Zudem legt die Ewigkeitsklausel fest, dass er unabänderlich festgeschrieben ist. Unbestritten sind die Vorteile des föderalen Staatsaufbaus, zum Beispiel der Schutz vor Machtmissbrauch, der durch Wechselseitigkeit vorhandene Kompromisszwang, der Länderwettbewerb, die Vielfalt wirtschaftlicher, kultureller und politischer Mittelpunkte in Deutschland. Doch auch einige Nachteile liegen auf der Hand: Uneinheitlichkeit, hohe Komplexität durch 16 (+1) verschiedene Entscheidungszentren, Zeitaufwand aufgrund langwieriger Verhandlungen von Bund und Ländern und eine teure Administration. Ein föderaler Staatsaufbau ist eben nicht auf Effektivität ausgelegt. Die Kehrseite: Gerade aufgrund des Föderalismus wäre es für ein einzelnes Bundesland möglich, aus dem gewohnten Rahmen auszubrechen, um seine Effektivität zu verbessern. Wenn der als Vorteil des Föderalismus genannte Länderwettbewerb tatsächlich stattfände, müsste eine moderne Bildungspolitik eines innovativen Bundeslandes Vorbildcharakter für andere Bundesländer haben. Zwar sind einige Bundesländer in der Bildungspolitik etwas innovativer als andere, doch fehlt entweder noch immer ein echtes Vorbild, oder der Länderwettbewerb durch den Föderalismus ist eine Mär. DAS FÖDERALE BILDUNGSSYSTEM IN DEUTSCHLAND Deutschlands Rückstand bei der Digitalisierung ist auch im Schul- und Universitätssystem begründet, das wenig Wandel und Innovation zulässt. Digitalisierung ist an Schulen immer noch kein Thema, Abiturienten werden von ihren Lehrern im Bereich der MINT-Technologien nicht auf die moderne Berufswelt und den schon überall sichtbaren Wandel vorbereitet. Neugierde, Begeisterung und Interesse für Neues entstehen so bei den Schülern nicht. In Großbritannien steht das Fach „Computing“ seit 2014 bereits ab der Grundschule auf dem Lehrplan. In Estland lernen Kinder schon seit fünf Jahren standardmäßig Programmieren – nicht, um aus allen Schülern später Programmierer zu machen, sondern, wie bei anderen Fächern auch, das Verständnis für die Materie zu entwickeln. In Deutschland hingegen passiert in dieser Hinsicht zu wenig. Das ist fatal, denn durch die Digitalisierung wird Informatik in Zukunft immer wichtiger werden. Nach der Reifeprüfung ist daher vielen Abgängern unklar, welches Studium sie ergreifen sollen. Allzu oft werden die MINT-Studienfächer Moderne Verwaltung | .public 01-18 | 9

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