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01 | 2018 public

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IT-Megatrends in der öffentlichen Verwaltung

1 2 Startpunkt: ZRE BUND

1 2 Startpunkt: ZRE BUND Übertragung Behörde E-Akte-Basisdienst ? Rechnungssender XRechnung/CEN Rechnungseingang XRechnung Rechnungsfreigabe Zahlung @ Anlage € Dokumentenmanagementkern Architektur zur Übermittlung der Rechnung Laufzettel Modul Wiederfassungsupload Modul Authentifizierung Modul Adressierung/ Weiterleitung Modul Empfang/Übertragungskanäle Modul Validierung und Syntaxmapping 3 Endpunkt: Zahlung im HKR-Verfahren Abbildung 2: Rechnungsprozess Drei wesentliche Punkte sind zu beachten, damit die Transformation zur E-Rechnung gelingt: 1. Maßgeschneiderte Einzelfallanalyse Mit dem ZRE BUND und dem Kassenverfahren der Bundeskasse ist nur der Start- und Endpunkt der Rechnungsprozesse für Bundesbehörden überall gleich. Doch zwischen diesen Punkten bestehen große Unterschiede in den Organisationsstrukturen, Prozessabläufen und technischen Rahmenbedingungen. Gerade für spezialisierte Fachbehörden werden individuelle Lösungen benötigt. Das Implementierungskonzept des BMI teilt die Behörden bereits in drei Klassen ein. In der ersten Klasse finden sich Behörden mit einer geringen IT-Infrastruktur. Die Behörden der zweiten Klasse, mit einem mittleren Rechnungsvolumen, setzen eine funktionsorientierte, eigenentwickelte Individualsoftware beziehungsweise ein ERP-System zur Unterstützung des Fachverfahrens E-Rechnung ein. Die dritte Behördenklasse nutzt etablierte und weitverbreitete ERP-Systeme, wie beispielsweise SAP, MACH oder ein Produkt von ORACLE, und weisen ein hohes Rechnungsvolumen auf. Für eine maßgeschneiderte und zugleich pragmatische Planung müssen aber alle besonderen Aspekte in einer Behörde mitbeachtet werden. Dazu zählen unter anderem die jeweiligen Zeitpläne zur Veränderung der IT-Infrastruktur und Schnittstellen, etwa zur Einführung der E-Akte. Aufgrund der kurzen Frist für die E-Rechnung werden vielfach behördenspezifische Übergangslösungen notwendig werden. Eine strategische Entscheidungsfindung für eine E-Rechnungsvariante zwischen Minimallösung und vollständig digitaler Umsetzung muss vor allem die Zukunftsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit berücksichtigen. 2. Verschlankung der Prozesse Der Wechsel von der papier- zur datengetriebenen Rechnungsbearbeitung bietet die Chance einer grundlegenden Optimierung der Rechnungsprozesse unter anderem durch: • Wegfall der doppelten Erfassung der Rechnungsdaten (in separaten Systemen), • Beseitigung manueller Dateneingaben, • Parallelisierung von Prüfschritten. 24 | .public 01-18 | Management

Folgende Vorteile können damit erreicht werden: • Reduktion von Fehlern beziehungsweise Fehleingaben, zum Beispiel durch Validierung der strukturierten Daten. • Schnellerer Abschluss und Bearbeitung von Rechnungen. • Konzentration der Personalkapazitäten auf wichtige Bearbeitungsschritte. Diese Chance sollte durch eine adäquate Neugestaltung des Rechnungsprozesses genutzt werden. 3. Standardisierung, Automatisierung und Zentralisierung Die E-Rechnung ermöglicht die Standardisierung und Zentralisierung von Rechnungsprozessen, um so Komplexität zu senken und Effizienz zu steigern. Der vollständige elektronische Datenbestand erschließt neue Möglichkeiten zur: • Auswertung und Steuerung der Rechnungsbearbeitung, • automatisierten Prüfung(slogik) und Validierung der Rechnungen. werden – am besten als flexibel und modular einsetzbare Angebote der öffentlichen oder für die öffentliche Verwaltung anbietenden IT-Dienstleister. DIE TRANSFORMATION IN DEN BEHÖRDEN MUSS JETZT BEGINNEN. Mit der E-Rechnungsverordnung wird die Bundesverwaltung dazu verpflichtet, die E-Rechnung zeitnah einzuführen. Darin liegt eine große Chance für die Verwaltung. Durch Digitalisierung, Standardisierung und Zentralisierung können Kosten gespart und Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Zugleich besteht ein hoher Transformationsbedarf, um diese Chancen für eine Behörde auch optimal zu nutzen. Insbesondere müssen die IT-Strukturen geprüft und möglichst konsolidiert werden. Angesichts der unterschiedlichen Ausgangssituationen in den Behörden bedarf es sorgfältiger Einzelfallanalysen, um das richtige Maß an Prozessanpassung, Standardisierung und Infrastrukturinvestitionen zu ermitteln.• Die Zentralisierung der Rechnungsprozesse führt zu einer personellen Bündelung beim Rechnungseingang. Kostentechnisch bedeutender sind jedoch die Konsolidierung und Zentralisierung der bestehenden IT-Systeme. Die E-Rechnung erfordert erhebliche Investitionen in die IT-Systeme und Schnittstellen und rechnet sich daher, je breiter diese genutzt werden. Gemeinsame IT-Lösungen sollten deshalb nicht nur für die standardisierte Rechnungsbearbeitung innerhalb einer Behörde, sondern auch verwaltungsübergreifend gesucht ANSPRECHPARTNER – GEORG KUHNERT Senior Business Consultant Public Sector Business Consulting Management | .public 01-18 | 25

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