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IT-Megatrends in der öffentlichen Verwaltung

DIE E-RECHNUNG KOMMT €

DIE E-RECHNUNG KOMMT € € € Welche Vorbereitung ist zur Einführung der E-Rechnung bei Bundesbehörden nötig, und wie nutzt man die Chancen? | von GEORG KUHNERT Künftig werden private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung weitgehend elektronisch stellen – dafür sorgt die E-Rechnungsverordnung vom 6. September 2017. Sie besagt, dass für Bundesministerien und Verfassungsorgane ab 27. November 2018 und für nachgeordnete Bundesbehörden ab 27. November 2019 die Annahme und medienbruchfreie Verarbeitung von elektronischen Rechnungen bindend ist. Die Einführung der E-Rechnung ist daher im Bund verpflichtend. Auf die betroffenen Behörden kommen große Änderungen zu. Doch dem stehen die hohen Einsparpotenziale gegenüber, die durch die Umsetzung erreicht werden können. BEHÖRDEN UND UNTERNEHMEN ERSCHLIESST SICH EIN HOHES EINSPARPOTENZIAL Künftig werden Unternehmen über den „Zentralen Rechnungseingang BUND (ZRE)“ Rechnungen an Behörden im semantischen Standard „X-Rechnung“ in Form der normierten Syntax digital an eine zentrale Stelle übermitteln. Behörden können die so eingehenden Rechnungsdaten medienbruchfrei einsehen, verarbeiten und zur Auszahlung bringen. Rechnungsunterlagen können bereits bei Eingang digital abgelegt werden, zum Beispiel in einer elektronischen Rechnungsakte im künftigen Basisdienst E-Akte des Bundes. Die Rechtsverordnung lässt sich auf vier Punkte zusammenfassen: • Das Format X-Rechnung (oder EU-Norm-konformes elektronisches Rechnungsformat) • Die Einreichung über das Verwaltungsportal Zentraler Rechnungseingang (ZRE BUND) mit dem folgenden Funktionsumfang (vergleiche Architekturkonzept 1 ): – Authentifizierung über Servicekonto BUND. – Zentrale Erfassung von Rechnungen innerhalb der Plattform. – Schemaprüfung auf Standard-X-Rechnung. – Weiterleitung mittels LeitID an Empfängerbehörde. – Standardschnittstellen zur ERP-Softwarelösungen. • Eine Lieferantenverpflichtung • Ausnahmen gelten für: – verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge, – Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, – Direktaufträge mit einer Bagatellgrenze von 1.000 Euro. 1 Dr. Werres et. al. (2017): Das Architekturkonzept e-Rechnung für die föderale Umsetzung in Deutschland – entwickelt vom Bund und dem Land Bremen http://www.finanzen.bremen.de/haushalt/das_architekturkonzept_e_rechnung-55195 22 | .public 01-18 | Management

Finale Fassung 28.06.2017 Umsetzungszeitraum: Zentrale öffentliche Auftraggeber (z. B. Ministerien) Europäische Norm CEN/TC 434 – Electronic Invoicing Mitte 2017 2018 2019 2020 Subzentrale öffentliche Auftraggeber (nachgeordnete Bundesbehörden) Abbildung 1: Umsetzungszeitraum E-Rechnung Nach Schätzungen des BMI können rechnungsstellende Unternehmen durch die E-Rechnung Kosten von bis zu 11 Mio. Euro pro Jahr einsparen. 2 Und für rechnungsempfangende Behörden erwartet das BMI je nach Reife der IT-Infrastruktur eine Zeitersparnis von bis zu 70 Prozent in der Rechnungsbearbeitung bzw. Kostenersparnisse von bis zu 15 Euro je Rechnung. 3 Die Möglichkeiten, durch eine schnellere Rechnungsbearbeitung verstärkt Skonti zu nutzen oder Mahn- und Verzugskosten zu vermeiden, sind dabei bisher noch nicht berücksichtigt. DIE HERAUSFORDERUNGEN SIND GROSS Die Umsetzung der E-Rechnung ist komplex und zeitlich ambitioniert. So müssen bis spätestens November 2018 alle obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen über den ZRE annehmen und verarbeiten können. Der Basisdienst E-Akte Bund mit einem Integrationsmuster für die E-Rechnung wird zu diesem Zeitpunkt maximal ein Pilotstadium erreicht haben. Eine integrierte Nutzung beider Basisdienste wird deshalb erst mittelfristig möglich sein – zuvor sind Übergangslösungen erforderlich. Und auch dann schafft die E-Akte vermutlich nur den Zugriff auf die Dokumente zu zahlungsbegründenden Unterlagen. Ein elektronischer Workflow zur Bearbeitung strukturierter Rechnungsdaten geht über diese Anforderungen hinaus. Je nach Ausgangssituation müssen die Organisation und die IT in den Behörden für die E-Rechnung an unterschiedlichen Stellen ertüchtigt werden. Außerdem müssen die heterogenen IT-Systemlandschaften durch Schnittstellen mit dem ZRE verbunden werden. Insbesondere behördeneigene ERP-Inseln erfordern hier individuelle Lösungen. Und wenn die Posteingänge bisher dezentral bearbeitet werden, ändern sich zwangsläufig auch die Abläufe mit dem neuen zentralisierten System des ZRE. Zudem sind Rechnungsworkflowprozesse und Prüfungsschritte unterschiedlich aufgebaut. Unterhalb der Bagatellgrenze von 1.000 Euro können Rechnungen auch künftig weiter auf Papier und am ZRE vorbei gestellt werden. Doch auch diese Rechnungen müssen bearbeitet und daher möglichst einfach in den künftigen digitalen Rechnungsworkflow integriert werden können. Je nach Anzahl der Prüfschritte müssen komplexe Bearbeitungsprozesse mit vielen Beteiligten angepasst werden. Das bedeutet, dass viele Mitarbeiter quer durch die ganze Organisation mitgenommen und geschult werden müssen. DAS ZIEL MUSS EINE DURCHGÄNGIGE DIGITALE RECHNUNGS- BEARBEITUNG SEIN Der Anspruch bei der Umsetzung der E-Rechnung sollte über die Erfüllung regulativer Anforderungen hinausgehen. Das heißt, die elektronisch erhaltenen Rechnungsdaten müssen auch durchgängig in einem IT-gestützten Workflow bis zur Bezahlung bearbeitet werden können. Da dies zum Funktionsumfang marktgängiger ERP-Systeme gehört, können sie für diesen Zweck genutzt werden. Papierrechnungen unterhalb der Bagatellgrenzen sollten digitalisiert und künftig in den gleichen Workflows digital geprüft werden. 2 Bundesministerium des Innern (2017): Rechnungsstellung leichtgemacht. Bundeskabinett beschließt Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung https://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Pressemitteilungen/DE/2017/09/kabinettsbeschluss-e-rechnungs-vo.html 3 Bundesministerium des Innern (2016): Implementierungskonzept zur eRechnung für die Bundesverwaltung, S82. Management | .public 01-18 | 23

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