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01 | 2015 public

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Erfolgsfaktoren für IT-Sicherheit

Kanban in der Praxis –

Kanban in der Praxis – Teil Ii In Teil I unserer Artikelserie 1 haben wir Kanban als wertvolles Werkzeug für das Change Management vorgestellt. Im zweiten Teil steht die praktische Umsetzung im Fokus. Wir zeigen Best Practices sowie ein konkretes Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Kanban in einem IT-Entwicklungsprojekt innerhalb der Bundesagentur für Arbeit. | von Mathias Böni und Dr. Holger Schmidt Kanban kann auch in Ihrem Umfeld erfolgreich eingesetzt werden. Dabei haben sich vier Schritte in der folgenden Reihenfolge bewährt: 1. Abstecken des Einsatzbereichs von Kanban 2. Umsetzung der Kernpraktik „Visualisiere den Workflow“ 3. Umsetzung der Kernpraktik „Mache Richtlinien explizit sichtbar“ 4. Umsetzung der Kernpraktik „Limitiere die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Arbeitspakete“ Abstecken des Einsatzbereichs von Kanban Durch seine flexible Art kann Kanban grundsätzlich in jedem Umfeld und bei jeder Art von Wissensarbeit gewinnbringend eingesetzt werden. Uns ist, nach heutigem Stand der Dinge, kein Szenario bekannt, das dem Einsatz von Kanban widerspricht. Dabei reichen die Szenarien vom persönlichen Selbstmanagement über IT-Projekte bis hin zur Arbeitseinsatzplanung oder zum Portfoliomanagement. Durch den evolutionären Ansatz ist Kanban gerade für die Steuerung von Veränderungen in Umge- 1 .public, 01-2014 18 | .public 01-15 | Management

ungen geeignet, in denen weitreichende Entscheidungen aufgrund fehlender Befugnisse oder wegen eines zu hohen Risikos nicht herbeigeführt werden können. Entscheidend für den Erfolg einer Kanban-Einführung ist jedoch, dass die Grenzen des Einsatzbereichs von Kanban klar definiert sind. Die Erfahrung zeigt, dass es vorteilhaft ist, zuerst in einem kleinen, abgegrenzten Bereich zu beginnen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein Teilprojekt oder einen Teilprozess handeln, in dem Handlungsspielraum vorhanden ist und sowohl die Mitarbeiter als auch die Stakeholder den Einsatz von Kanban prinzipiell unterstützen. Bei der Festlegung der Grenzen ist es sehr wichtig, die Abhängigkeiten zum Umfeld festzustellen: Was wird als Input beziehungsweise Output benötigt? Wo muss mit dem Umfeld kommuniziert und koordiniert werden? Umsetzung der Kernpraktik im Projekt STEP Im Rahmen einer Ausschreibung erhielt die msg systems ag den Auftrag, das IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit (BA) ab Ende 2011 bei der Entwicklung und Implementierung der neuen Stammdatenverwaltung zu unterstützen. Ein wichtiges Element des dafür gestarteten Stammdaten-Entwicklungs-Projektes (STEP) ist die Ablösung der bestehenden Desktop-Anwendungen durch eine Webanwendung auf Basis von Oracle ADF. Durch den Einsatz dieser für die BA neuen Technologie ergaben sich zu Anfang neue Entwicklungsaufgaben und -schritte und ein damit verbundener hoher Abstimmungsbedarf mit projektinternen und externen Mitarbeitern. Kanban wurde im Teilprojekt Oberfläche eingeführt, um den komplexen Oberflächen-Entwicklungsprozess transparent zu machen, die tägliche Arbeit im Rahmen des Gesamtprojektvorgehens nach V-Modell XT zu koordinieren und den Prozess Schritt für Schritt zu verbessern. Wir empfehlen, einen moderierten Workshop mit allen Beteiligten durchzuführen, um gemeinsam eine erste Visualisierung – das sogenannte Kanban-Board – zu entwickeln. Da nur auf der Basis des aktuellen Ist-Standes später Prozess-Optimierungen durchgeführt werden können, muss zwingend zuerst die tatsächliche aktuelle Arbeitsweise abgebildet werden. Kanban macht bei der Visualisierung keine strengen Vorschriften. Prinzipiell kann der Arbeitsprozess auf einem Kanban-Board beliebig visualisiert werden. Allerdings haben sich einige Best Practices durchgesetzt. Als Board empfiehlt sich beispielsweise eine Pinnwand. Die aufeinanderfolgenden Schritte des Arbeitsprozesses werden typischerweise als Spalten abgebildet. Es ist empfehlenswert, jeweils hinter den Arbeitsschritten eine Fertig-Spalte einzufügen; in ihr werden bezüglich des Arbeitsschrittes abgeschlossene Arbeitspakete gesammelt, die für die weitere Verarbeitung bereitstehen (Pull-Prinzip). In der Regel gibt es zusätzlich ganz links eine Eingangsspalte (Input Queue) für die abzuarbeitenden Arbeitspakete und ganz rechts eine Ausgangsspalte (Output Queue) für die abgeschlossenen Arbeitspakete. Diese Spalten stellen gleichzeitig die Grenzen für den mit Kanban organisierten Teilprozess dar. Vor der Anfangsspalte kann noch ein Backlog als Sammelbehälter für zukünftige Arbeitspakete platziert werden. Die jeweiligen Arbeitspakete werden meist durch Haftnotizen visualisiert, die am Kanban-Board von links nach rechts alle Arbeitsschritte durchlaufen. Blockierte Arbeitspakete werden durch eine zusätzliche kleine, pinke Haftnotiz mit der Problembeschreibung markiert, die auf die Haftnotiz des blockierten Arbeitspakets angebracht wird. Ansammlungen von pinken Haftnotizen, z. B. innerhalb eines Arbeitsschrittes, werden sofort erkannt und signalisieren auf einfache Weise aktuelle Probleme im Arbeitsablauf. Umsetzung der Kernpraktik „Visualisiere den Workflow“ Nach Festlegung des Einsatzbereichs kann mit der Umsetzung der ersten Kernpraktik begonnen werden: der Visualisierung des Arbeitsflusses und der darin befindlichen Arbeit. Dahinter steht die Motivation, mit allen Beteiligten ein gemeinsames Verständnis über die Arbeitsprozesse zu entwickeln und so die Basis für ein erfolgreiches Kanban-System zu legen. Backlog Do Develop Deploy Live! In Arbeit Done Abbildung 1: Betriebsmodell für ein Dienstleistungszentrum des Bundes Management | .public 01-15 | 19

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