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01 | 2015 public

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Erfolgsfaktoren für IT-Sicherheit

IT-Konsolidierung in der

IT-Konsolidierung in der öffentlichen Verwaltung aus dem Baukasten Die IT-Konsolidierung ist aktuell eine der anspruchsvollsten Herausforderungen der IT in der öffentlichen Verwaltung. Aber nur durch diese Konsolidierung können die steigenden Anforderungen erfüllt werden. | von Helmut Zahner Die IT der öffentlichen Verwaltung ist in Bewegung. Treiber sind die wachsenden an sie gerichteten Anforderungen, wie zum Beispiel das E-Government-Gesetz, die gestiegenen Erwartungen an die Verfügbarkeit von Daten und der wachsende Stellenwert von Datenschutz und -sicherheit in der Gesellschaft. Diesen Anforderungen steht jedoch häufig eine Verwaltung gegenüber, die mit einer heterogenen, teilweise unnötig redundanten und an Einzelverfahren ausgerichteten IT-Landschaft arbeitet. Um die IT für diese neuen Herausforderungen fit zu machen, wurde 2007 das Konzept der IT-Steuerung Bund verabschiedet. Es hat eine tiefgreifende Transformation der IT im Bund und in einzelnen Behörden ausgelöst, die bis heute anhält. Ziel ist eine übergreifende Steuerung der IT, die die Anforderungen in der Bundesverwaltung nicht mehr isoliert, sondern gesamtheitlich betrachtet. Dafür werden die zentralen Dienstleistungszentren des Bundes ausgebaut, die IT-Landschaften auf Basis des Grundlagenpapiers „Rahmenarchitektur IT-Steuerung Bund“ weiter vereinheitlicht und gemeinsame IT-Standards etabliert. msg systems unterstützt die IT-Dienstleistungszentren (DLZ) des Bundes in diesem Veränderungsprozess, beispielsweise bei Entwicklung und Test von Software, Weiterentwicklung von IT-Architekturen sowie Einführung von neuen IT-Prozessen und Vorgehensmodellen – und zunehmend auch durch die Beteiligung an Projekten zur Konsolidierung von IT-Strukturen und durch die Entwicklung eigener Vorgehensweisen zur Steuerung solcher Projekte. 14 | .public 01-15 | Moderne Verwaltung

Dimensionen der IT-Konsolidierung Um Anforderungen strukturiert und umfassend zu sammeln, wird ein Betriebsmodell („Operating Model“) benötigt. Es beschreibt das Zusammenwirken der verschiedenen Dimensionen in einer Organisation, die nötig sind, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Für ein IT-DLZ des Bundes enthält es die vier Dimensionen Prozesse, Aufbauorganisation, Technologie und Menschen. Den Rahmen für das Betriebsmodell bildet die IT-Governance. Auf Bundesebene sind die IT-Steuerung Bund und insbesondere die daraus abgeleitete einheitliche, nicht nur auf technische Aspekte beschränkte Rahmenarchitektur wichtige Elemente der IT-Governance. Sie hält die verschiedenen Dimensionen zusammen, definiert die Grenzen der IT, ihre Treiber, ihre Einschränkungen und verankert die IT in Vision, Mission und Geschäftsstrategie der Bundesverwaltung. Außerdem definiert sie den organisatorischen Rahmen der IT und beschreibt, wie die IT eingesetzt wird, um die Anforderungen der Fachbereiche zu erfüllen. IT-Services sind die zentralen Produkte eines IT-DLZ und stehen daher im Mittelpunkt des Betriebsmodells. Hier gehen die Erwartungen der Nutzer ein: Welche Services werden angeboten? In welcher Qualität und zu welchen Kosten? Sind Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet? Die Prozesse beschreiben, wie die Services erbracht werden: Welches sind die Kernprozesse? Wie setzen sie sich aus Aktivitäten zusammen? Was sind die Auslöser? Wie bilden sich die Arbeits- und Informationsprozesse auf die Organisation ab? Wie kann die Prozessqualität gemessen werden? Was sind die Prozesskosten? Wo ist technologische Unterstützung nötig? Die Aufbauorganisation bildet das Gerüst, das festlegt, was in welcher Organisationseinheit erledigt wird: Welche Aufgaben werden zentral, welche dezentral wahrgenommen? Welche Leistungen werden intern erbracht, welche werden beschafft? Welche Kompetenzen sind nötig, um die Aufgabe erfüllen zu können? Wie ist die Verantwortung geregelt? Wie viel Personal und welche Sachmittel werden benötigt? Die Technologie beinhaltet Individualentwicklungen und Produkte, Infrastruktur am Arbeitsplatz und im Rechenzentrum. Technologie kann selbst betrieben oder als Service genutzt werden: Welche Systeme werden benötigt, um die Menschen in der Organisation optimal zu unterstützen? Wie interagiert die Behörde mit Unternehmen, mit Bürgern und mit anderen Behörden? Welcher Automationsgrad ist angemessen? Sehr wichtig in diesem Prozess ist der Faktor Mensch: Daher müssen die Menschen als eigenständige Dimension betrachtet werden. Viele Branchen befinden sich bereits seit Jahren unter hohem Veränderungsdruck und die Mitarbeiter sind gravierenden betrieblichen Veränderungen ausgesetzt. Nun steigt der Veränderungsdruck auch in der IT der öffentlichen Verwaltung. Auch hier gilt: Um Veränderungen wirksam und nachhaltig durchzuführen, müssen sie durch ein aktives Veränderungsmanagement begleitet werden, das hinterfragt, was die bisherige Unternehmenskultur ist, welche Regelungen zu beachten sind, welche Bedürfnisse die Mitarbeiter haben, wie die vorhandenen Mitarbeiter gefördert werden können und vieles mehr. Im Rahmen eines IT-Konsolidierungsprojektes kann es zu Änderungen in allen Elementen eines Betriebsmodells kommen. Prozesse • Prozesshierarchie • Aufgaben • Personal, Sachmittel, Kompetenzen • Arbeitsergebnisse Menschen • Mitarbeiterbeschaffung und -entwicklung • Stakeholder • Kultur • Veränderungsmanagement IT Governance IT-Services Aufbauorganisation • Organisationsstruktur • Funktionen • Standorte • Beschaffung Technologie • Infrastruktur • Individualentwicklung • Standardlösung Betriebsmodell für ein Dienstleistungszentrum des Bundes Moderne Verwaltung | .public 01-15 | 15

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