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01 | 2015 msg systems Studienband

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IT-Dienstleisungszentren in der öffentlichen Verwaltung

Summary Seit Jahren

Summary Seit Jahren befindet sich die öffentliche Verwaltung in einem wachsenden Spannungsfeld zwischen knapper werdenden Ressourcen aufgrund sinkender Budgets, demografischem Wandel und steigenden Anforderungen an Qualität und Verfügbarkeit der Verwaltungsleistungen. In dieser Situation kommt der IT der öffentlichen Verwaltung eine besondere Rolle zu: Denn da die Anforderungen an Prozesseffizienz, Verfügbarkeit, Kundenservice und IT-Sicherheit rasant zunehmen, bietet die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen ein immenses Potenzial. Ein Beitrag zur Lösung dieser Herausforderungen ist die Konsolidierung der IT-Strukturen in IT-Dienstleistungszentren (IT-DLZ) der öffentlichen Verwaltung. Für die vorliegende Studie haben wir im Frühjahr 2015 insgesamt 111 IT-Verantwortliche aus Behörden des Bundes, der Länder und ausgewählter Großstädte befragt. Die Befragung der Behörden als Bedarfsträger für IT-Dienstleistungen wurde ergänzt durch Expertengespräche mit Vertretern von Ministerien, nachgelagerten Behörden, Verbänden und IT-Dienstleistungszentren. IT überfordert die Bedarfsträger Die Studie zeigt deutlich, dass die technischen Herausforderungen einer modernen IT-Infrastruktur von den einzelnen Behörden kaum mehr selbst bewältigt werden können. Ein moderner IT-Betrieb erfordert spezielles Know-how, das in den einzelnen Behörden nicht mehr in der vollen Breite vorgehalten werden kann. Noch immer betreibt ein großer Teil der Behörden vor allem bei Bund und Ländern seine IT selbst, viele der Befragten planen jedoch für die nächsten Jahre eine deutliche Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ. Solch spezialisierte IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung können technische Strukturen besser auslasten, als dies bei den bisherigen dezentralen IT-Strukturen möglich ist, und attraktive Fachkarrieren für IT-Personal anbieten. 6

Summary IT-DLZ bekommen gute Kritiken Die Behörden sind mit den bisherigen Leistungen der IT-DLZ überwiegend zufrieden. Allerdings konnte die erhoffte Senkung der IT-Kosten durch die Nutzung von IT-DLZ bisher nicht erreicht werden. Viele IT-Referate in den Behörden befürchten zudem, durch die Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ die eigene IT-Kompetenz zu verlieren und nicht mehr schnell genug auf Anforderungen reagieren zu können. Die Entwicklung von Fachverfahren wollen die Behörden weitgehend im eigenen Haus behalten. IT-Referate in Fachbehörden bleiben wichtig Die IT-Referate werden weniger Personal für operative Aufgaben benötigen, stattdessen brauchen sie mehr Personal für konzeptionelle Aufgaben, die Entwicklung fachlicher Architekturen und Spezifikationen. IT-DLZ stehen unter Druck Aber auch für die IT-DLZ sind die Herausforderungen in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Zum einen sehen sie sich einem starken Konsolidierungsdruck ausgesetzt. Zum anderen nehmen die Anzahl ihrer Kunden und die Komplexität der zu bewältigenden Aufgaben stetig zu. Die IT-DLZ sind in vielen Fällen noch zu stark an klassischen Behördenstrukturen ausgerichtet, als IT-Dienstleister müssen sie ihre Organisation an vergleichbaren IT-Dienstleistern aus der Wirtschaft orientieren. Dazu gehören prozessorientierte Organisationsformen und die Nutzung bewährter IT-Standards wie ITIL und CMMI. Zu einer aktiveren Rolle der IT-DLZ gehören auch proaktives Marketing und proaktiver Vertrieb. In unseren Gesprächen konnten wir feststellen, dass bisher die wenigsten IT-DLZ aktiv auf Behörden zugehen, um Dienstleistungsaufträge gezielt einzuwerben. Beratungskompetenz muss steigen Eine Schwachstelle vieler IT-DLZ ist derzeit die unzureichende Beratungskompetenz in methodischen und technischen Fragen. Hier verlassen sich die Behörden immer noch stark auf die Expertise von IT-Beratungsunternehmen. Um auf die Weiterentwicklung der IT-Strukturen und der Etablierung von Standards mehr Einfluss zu nehmen, sollten die IT-DLZ ihre Beratungskompetenz deutlich ausbauen. Korrekte Leistungsverrechnung derzeit nicht möglich Eine realistische Bewertung der Wirtschaftlichkeit der heutigen IT-Strukturen ist mit den derzeitigen Kosten- und Leistungsrechnungssystemen kaum möglich. Weder die Behörden noch die IT-DLZ sind damit in der Lage, ihre vollständigen IT-Personal- und IT-Sachkosten wirklich verursachungsgerecht zuzuordnen. Um ihren Kunden nachvollziehbare Angebote machen zu können, müssen die IT-DLZ ihre Kalkulation deutlich verbessern. Außerdem fehlen für die Abwicklung der Leistungsverrechnung oftmals die haushaltsrechtlichen Grundlagen. Security gewinnt an Bedeutung Die Befragungsergebnisse machen den hohen Stellenwert der IT-Sicherheit für die Behörden deutlich. Trotz der überwiegenden Zufriedenheit der Behörden mit der durch die IT-DLZ verbesserten IT-Sicherheit gibt es diesbezüglich offensichtlich auch Bedenken bezüglich bei der Verlagerung weiterer IT-Aufgaben. Die Behörden hinterfragen gerade neue Technologien wie beispielsweise die Nutzung einer Public Cloud sehr kritisch. Um Vorbehalte abzubauen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, wird es immer wichtiger werden, das eigene Sicherheitsniveau nach anerkannten und objektiven Maßstäben nachzuweisen. Das IT-Grundschutz-Zertifikat des BSI wird hierbei eine größere Bedeutung bekommen. 7

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