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01 | 2015 msg systems Studienband

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IT-Dienstleisungszentren in der öffentlichen Verwaltung

Die Zukunft der IT-DLZ

Die Zukunft der IT-DLZ Wirtschaftlichkeit der Verlagerung von Aufgaben auf IT-DLZ Die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ist eines der zentralen Argumente für die Verlagerung von IT-Aufgaben in IT-DLZ. Durch Bündelung und stärkere Standardisierung sollen sowohl die Qualität der IT-Services erhöht als auch die Kosten reduziert werden. Eine realistische Bewertung der Wirtschaftlichkeit der heutigen IT-Strukturen erscheint derzeit jedoch kaum möglich. Die IT-Kosten sind momentan sehr kleinteilig verteilt auf eine Vielzahl von Behörden. Zwar gibt es eigene Haushaltstitel für IT-Kosten, doch diese erfassen längst nicht alle Aufwände für die IT. Gerade bei der Entwicklung und Betreuung von Fachanwendungen werden Aufwände der Fachabteilungen häufig nicht vollständig erfasst. Auch der Betrieb von IT-Systemen wird oftmals durch Personal unterstützt, das im Stellenplan eigentlich für fachliche Aufgaben vorgesehen ist. Insgesamt ist eine realistische Angabe von IT-Kosten mit Berücksichtigung aller Aufwände in vielen Behörden nicht möglich und manchmal vielleicht auch nicht gewollt. Dies zeigt sich deutlich, wenn im Rahmen der Verlagerung von IT-Aufgaben über die Abgabe von Stellen verhandelt wird. Viele Behörden versuchen bei der Verlagerung von Aufgaben auf ein IT- DLZ, möglichst wenige Stellen abzugeben, und stellen die nötigen Aufwände für die bisherige Betreuung tendenziell zu niedrig dar. Innerhalb von Behörden ist die Vereinbarung von SLA mit messbaren Qualitätskriterien für die IT-Services eher die Ausnahme. Leistungsparameter wie Verfügbarkeit, Ausfallzeiten und Reaktionszeiten werden bisher in vielen Behörden nicht erfasst. In vielen Fällen werden solche Daten erst im Rahmen der Vertragsgestaltung mit einem IT-DLZ erhoben. Oftmals erfolgt die Verlagerung von IT-Aufgaben auf ein IT-DLZ im Zusammenhang mit einem Technologiewechsel, beispielweise der Einführung eines neuen Mail-Systems oder der Ablösung einer Host-Anwendung. Ein solcher grundlegender Wechsel der Technologie erschwert jedoch die Vergleichbarkeit der alten und neuen Lösung. Damit ist auch die Frage der Wirtschaftlichkeit einer Bündelung von IT-Aufgaben in IT-DLZ derzeit kaum zu beantworten. Die Befürworter von IT-DLZ argumentieren mit dem Skaleneffekt und dem höheren Professionalisierungsgrad des Personals in spezialisierten IT-DLZ. Die Kritiker des Konzepts der IT-DLZ führen an, dass die Kommunikationswege zwischen Fachbereichen und IT länger werden, und sehen in SLA einen eher unnötigen Formalismus. Damit besteht das Risiko, dass sich die Investitionen in IT-DLZ als teure Fehlentscheidung erweisen oder die Behörden sich einer weiteren Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ verweigern. Die politischen Entscheidungsträger, die IT-DLZ und die Behörden müssen also gemeinsam und schrittweise erst die Grundlagen für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit schaffen. Um die Wirtschaftlichkeit der Verlagerung von IT-Aufgaben auf IT-DLZ IT wirklich bewerten zu können, sind in den Behörden und den IT-DLZ folgende Voraussetzungen erforderlich: •• Im Rahmen der IT-Governance muss der erwartete Wertbeitrag der IT zur Aufgabenerfüllung z. B. einer Behörde festgelegt werden. •• Die Ziele für die IT müssen durch Leistungskennzahlen messbar gemacht werden. •• Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) muss eine möglichst vollständige und verursachungsgerechte Zuordnung aller IT-Kosten und IT-Services ermöglichen. Vor allem die IT-DLZ benötigen eine solche KLR für eine realistische Kalkulation ihrer Preise und für den Nachweis der Leistungsfähigkeit gegenüber ihren Kunden. 40

Die Zukunft der IT-DLZ •• Für die Verrechnung von Leistungen muss ein transparentes und faires System etabliert werden. Für die Behörden muss es möglich sein, definierte Leistungen zu einem verbindlichen Preis einzukaufen. Die IT-DLZ brauchen Planungssicherheit bezüglich ihrer Einnahmen, um strategisch in ihre Infrastruktur investieren und Personal einstellen zu können. Neben der Betrachtung der monetären Faktoren dürfen die strategischen und qualitativen Faktoren in Sinn der IT-WiBe nicht außer Acht gelassen werden. Ergänzend zur Senkung von IT-Kosten bzw. der Verbesserung der IT-Services kann es durchaus auch strategische Gründe für die Konsolidierung der IT geben, um beispielsweise die Steuerungsfähigkeit in einem Ressort zu optimieren. Langfristig wird sich die Wirtschaftlichkeit der IT-DLZ nur durch mehr Wettbewerb zwischen den öffentlichen IT-Dienstleistern verbessern. Sicherheit als Treiber der Verlagerung Unsere Studienergebnisse machen den hohen Stellenwert der IT-Sicherheit für die Behörden deutlich. Trotz der überwiegenden Zufriedenheit der Behörden mit der erhöhten IT-Sicherheit durch die Verlagerung von Aufgaben auf IT-DLZ gibt es offensichtlich auch Bedenken im Hinblick auf die IT-Sicherheit bei der Verlagerung weiterer IT-Aufgaben. Die IT-DLZ können aufgrund ihrer Größe das nötige Spezial-Know-how für IT-Sicherheit leichter vorhalten und Mitarbeiter kontinuierlich weiterbilden. Der zentrale Betrieb von besonders sicherheitsrelevanten Komponenten wie beispielsweise Firewalls ist wirtschaftlicher zu organisieren als ein auf einzelne Behörden verteilter Betrieb. Sicherheit ist in zentralen Einheiten leichter zu erreichen. Andreas Krüger, Leiter Unterabteilung DG 2 BMVI Es wird jedoch in Zukunft nicht mehr ausreichen, IT-Infrastrukturen sicher zu betreiben. Die Behörden hinterfragen gerade neue Technologien wie beispielsweise die Nutzung einer Public Cloud sehr kritisch. Um Vorbehalte abzubauen und Vertrauen bei den Kunden zu gewinnen, wird es immer wichtiger werden, das eigene Sicherheitsniveau nach anerkannten und objektiven Maßstäben nachzuweisen. Das IT-Grundschutz-Zertifikat des BSI wird hierbei eine größere Bedeutung bekommen. Konsolidierung durch Standardisierung Die IT-DLZ werden in den nächsten Jahren eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Infrastrukturen und Fachverfahren von Behörden übernehmen müssen. Übernahme und Betrieb von bereits bestehenden, sehr heterogenen Landschaften und ganz neuen Technologien und Verfahren stellen die IT-DLZ vor große Herausforderungen. Um die Wirtschaftlichkeit nachhaltig zu verbessern, müssen diese Systeme möglichst schnell auf standardisierte Plattformen konsolidiert werden. Dazu müssen die IT-DLZ eine klare Strategie für die eingesetzten Plattformen und technologischen Standards entwickeln. Neue Fachverfahren dürfen nur noch auf Basis dieser Standards entwickelt werden. Bestehende Systeme müssen innerhalb einer absehbaren Zeit migriert werden. Diese Konsolidierung wird Zeit und Geld kosten. Eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ist nur mittelfristig möglich und erfordert zunächst Investitionen in neue Technologien und den Aufbau von Know-how. 41

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