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01 | 2015 msg systems Studienband

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IT-Dienstleisungszentren in der öffentlichen Verwaltung

Lösungsansätze der

Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer Im vorangegangenen Kapitel wurden anhand der Befragungsergebnisse die Anforderungen von Fachbehörden an die aus ihrer Sicht notwendige IT-Unterstützung bzw. -Funktionalität dargelegt. Die folgenden Ausführungen fassen die Erkenntnisse aus den Expertengesprächen mit IT-DLZ zusammen und stellen diese den Anforderungen der Fachbehörden gegenüber. Leistungsportfolio der IT-DLZ Den Ausgangspunkt der Untersuchung zum Leistungsportfolio der IT-DLZ bildete die Fragestellung, in welchem Umfang die von den Fachbehörden gewünschten bzw. geforderten Leistungen tatsächlich angeboten werden. Ziel war es, festzustellen, ob IT-DLZ die Anforderungen der Fachbehörden zum Zeitpunkt der Befragung abdecken bzw. in welchem Umfang Abweichungen bestehen. Wir stellen hierzu die IT-Aufgaben, die die Behörden entsprechend der Befragung in den nächsten beiden Jahren verlagern wollen (s. Kapitel „Aktuelle und geplante Verlagerung“) dem aktuellen Leistungsangebot der IT-DLZ gemäß ihren in den Expertengesprächen getroffenen Aussagen gegenüber. In Ergänzung dazu haben wir mittels Internetrecherche die Eigendarstellung der IT-DLZ der Bundesländer und der wichtigsten kommunalen IT-DLZ ausgewertet. Das Ergebnis hat die Aussagen aus den Expertengesprächen weitgehend bestätigt. Es wurde deutlich, dass vor allem IT-DLZ auf Bundes- und Landesebene die Anforderungen der Behörden größtenteils abdecken. Einschränkungen machen die Gesprächspartner der IT-DLZ auf Bundes- und Landesebene bei der Bereitstellung von technisch-konzeptioneller und methodischer Beratung rund um den Einsatz und die Verlagerung von IT-Leistungen. Gemäß ihrer Aussage fragen Behörden bei IT-DLZ bisher nur selten Beratung nach. Daher verfügen IT-DLZ auch nur in Ausnahmefällen über entsprechendes Personal und konzentrieren sich bisher deutlich stärker auf den Bereich operativer Tätigkeiten als auf Beratung. Tendenziell beauftragen Behörden bisher offenbar eher Wirtschaftsunternehmen mit Beratungsthemen, da sie diesen möglicherweise mehr Kompetenz bei komplexen IT-Systemen zutrauen. Die IT-DLZ haben uns jedoch in den Expertengesprächen mehrheitlich bestätigt, dass sie angesichts der weiteren Standardisierung und Bündelung von IT-Aufgaben die Beratung als Aufgabenfeld in den kommenden Jahren deutlich ausbauen wollen. Gesprächspartner der IT-DLZ auf kommunaler Ebene geben hingegen weitaus häufiger an, nicht die gesamte Breite an Dienstleistungen anzubieten. Insbesondere Themen wie eine zentrale Beschaffung oder Beratungsleistungen zum Einsatz der IT stünden noch nicht im Fokus. Unsere Recherche machte darüber hinaus deutlich, dass vor allem auf Landesebene teilweise seit Jahrzehnten Rechenzentren existieren, die für spezielle Aufgaben eingerichtet wurden und erst im Zuge der Konsolidierung der IT-Infrastruktur auch für andere Aufgaben ausgebaut wurden. Ein Beispiel ist das Rechenzentrum Nord in Nürnberg: Ursprünglich als Technisches Finanzamt Nürnberg ausschließlich für Fachverfahren der Steuerverwaltung zuständig, übernimmt das heutige Rechenzentrum Nord zunehmend auch Dienstleistungen für andere Behörden in Bayern. Demgegenüber betonen die eher neu gegründeten IT-DLZ in ihrer Außendarstellung ihre Ausrichtung als Full-Service-Provider für ein breites Spektrum von Behörden. Die Analyse zeigt insgesamt, dass das aktuelle Portfolio der IT-DLZ die Anforderungen der Behörden bereits weitgehend abdeckt und die Kompetenzen im Bereich Beratung in näherer Zukunft deutlich ausgebaut werden. Damit steht für Behörden einer Verlagerung von IT-Aufgaben auf ein IT-DLZ zumindest aus Sicht des Leistungsangebots nichts im Weg. 32

Lösungsansätze der IT-DLZ als Leistungserbringer Wie begegnen IT-DLZ den Vorbehalten gegen eine Verlagerung von IT-Aufgaben? Wie bereits beschrieben, bestehen aufseiten der Fachbehörden aber durchaus auch Vorbehalte gegen eine Verlagerung von IT-Aufgaben. Die Experten der IT-DLZ wurden befragt, ob und mit welchen Maßnahmen sie darauf reagieren. Fehlende Produkt- und Servicekataloge Die meisten IT-DLZ verstehen sich als Komplettanbieter, ihr Portfolio umfasst somit Fachanwendungen, Hardwarebeschaffung und sonstige IT-Serviceleistungen, gegebenenfalls mithilfe von externen Partnern. Vor allem die Hardware- und Softwareprodukte sind zumeist in umfangreichen Produktkatalogen beschrieben. Bei den IT-Serviceleistungen gibt es einen derartigen Katalog bisher seltener, aber viele der befragten IT-DLZ arbeiten bereits daran. Damit wollen die IT-DLZ ihr Leistungsportfolio für sich selbst klarer abgrenzen und für ihre Kunden transparenter gestalten. Unklare Koordination zwischen den Behörden Zumindest bei Bund und Ländern wird die Verlagerung von IT-Dienstleistungen offensichtlich dadurch erschwert, dass es kein gemeinsames Konzept der Behörden zur Nutzung der IT-DLZ gibt. Die Abstimmung individueller Einzellösungen verursacht bei den IT-DLZ und den Behörden einen hohen Aufwand. Die IT-DLZ haben einerseits den Aufwand für die Abstimmung zu tragen, andererseits müssen sie die individuellen Einzellösungen mit hohem Aufwand betreuen. Die IT-DLZ wollen diese Komplexität durch Produkt- und Servicekataloge mit standardisierten Dienstleistungen reduzieren. Besondere Herausforderungen ergeben sich bei behördenübergreifenden Prozessen. In diesen Fällen kann die Koordination erheblich verbessert werden, wenn sich die jeweiligen Fachbehörden entscheiden, ihre IT an ein gemeinsames IT-DLZ zu geben. Innerhalb der IT sorgen wir auch dafür, dass den Kunden Fachleute als Ansprechpartner zur Verfügung stehen, die einerseits die Sprache des Kunden sprechen und verstehen und die andererseits die Übersetzung in IT vornehmen können. Thomas Naefe, it@M München Fehlende Verrechnungsmodelle Hinsichtlich der Leistungsverrechnung ergibt sich ein geteiltes Bild. Hauptsächlich die IT-DLZ der Bundesebene beklagen in unseren Gesprächen fehlende bzw. unzureichende Verrechnungsmodelle auf Behördenseite. Die IT-DLZ sind derzeit noch einzelnen Ressorts zugeordnet. Wenn sie Leistungen für Behörden anderer Ressorts erbringen, können sie nur schwer Mittel vereinnahmen und damit unbefristete Stellen für IT-Spezialisten schaffen. Auf Bundesebene wird derzeit im Rahmen der Gründung des Rechenzentrums des Bundes an Lösungen für dieses Problem gearbeitet. Problematisch sind für IT-DLZ zudem die interne Zuordnung von Kosten und die verursachungsgerechte Verrechnung an die Kunden. Zahlreiche IT-DLZ bieten momentan aufwandsbezogene Leistungsverrechnung für personelle Services an, wohingegen andere derzeit verstärkt an pauschalierten Verrechnungsmodellen basierend auf SLA arbeiten. Für die nachvollziehbare 33

msg

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Die Bandbreite unterschiedlicher Branchen- und Themenschwerpunkte decken im Unternehmensverbund eigenständige Gesellschaften ab: Dabei bildet die msg systems ag den zentralen Kern der Unternehmensgruppe und arbeitet mit den Gesellschaften fachlich und organisatorisch eng zusammen. So werden die Kompetenzen, Erfahrungen und das Know-how aller Mitglieder zu einem ganzheitlichen Lösungsportfolio mit messbarem Mehrwert für die Kunden gebündelt. msg nimmt im Ranking der IT-Beratungs- und Systemintegrationsunternehmen in Deutschland Platz 7 ein.


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