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01 | 2015 msg systems Studienband

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IT-Dienstleisungszentren in der öffentlichen Verwaltung

Herausforderungen aus

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger Fachliche Herausforderungen Im Rahmen der Befragung haben wir genauer untersucht, vor welchen fachlichen und technologischen Herausforderungen deutsche Behörden heute stehen. Länder Umsetzung von sich rasch wandelnden politischen Entscheidungen Fehlendes Fachpersonal Elektronische Vorgangsbearbeitung 35% 32% 30% 45% 51% 51% 20% 17% 19% Elektronische Aktenführung 22% 58% 20% Worin bestehen für Ihre Institution derzeit die wesentlichen fachlichen Herausforderungen? Interoperabilität zwischen Fachverfahren und Behörden Elektronische Archivierung 18% 18% 65% 58% 17% 24% Topherausforderung Mittelgroße Herausforderung Eher keine Herausforderung Bereitstellung innovativer Onlineservices für Bürger und Unternehmen Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen 13% 8% 60% 58% 27% 34% Elektronische Bezahloptionen für Behördenvorgänge 5% 29% 66% Integration der eID-Funktion des neuen Personalausweises Integration von De-Mail 4% 19% 1% 32% 77% 67% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Bund Großstädte Fehlendes Fachpersonal 35% 57% 8% Fehlendes Fachpersonal 36% 36% 28% Elektronische Aktenführung Elektronische Vorgangsbearbeitung Umsetzung von sich rasch wandelnden politischen Entscheidungen Integration von De-Mail Bereitstellung innovativer Onlineservices für Bürger und Unternehmen Interoperabilität zwischen Fachverfahren und Behörde 32% 27% 26% 14% 14% 13% 45% 45% 70% 50% 59% 65% 18% 14% 9% 41% 41% 17% Elektronische Aktenführung Bereitstellung innovativer Onlineservices für Bürger und Unternehmen Elektronische Bezahloptionen für Behördenvorgänge Elektronische Vorgangsbearbeitung Integration der eID-Funktion des neuen Personalausweises Integration von De-Mail 27% 27% 27% 18% 18% 18% 18% 73% 64% 36% 82% 45% 37% 37% 64% 9% Elektronische Archivierung 13% 48% 39% Interoperabilität zwischen Fachverfahren und Behörden 10% 90% Integration der eID-Funktion des neuen Personalausweises 9% 27% 64% Elektronische Archivierung 9% 82% 9% Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen Elektronische Bezahloptionen für Behördenvorgänge 27% 18% 73% 82% Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen 9% Umsetzung von sich rasch wandelnden politischen Entscheidungen 73% 82% 18% 18% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 14

Herausforderungen aus Sicht der Behörden als Bedarfsträger Ein ganz zentraler Engpass, der den öffentlichen Sektor nun schon seit Jahren und in immer stärkerem Maß belastet, ist der Mangel an qualifiziertem Personal. Um Kosten zu senken, wurden in den vergangenen Jahren zahlreiche Stellen abgebaut. Der demografische Wandel, die hohe Nachfrage nach qualifizierten Arbeitskräften in vielen Branchen und die teilweise nicht wettbewerbsfähigen Gehaltsstrukturen im öffentlichen Dienst erschweren zudem die Besetzung freier Stellen. Im Rahmen unserer Umfrage sieht dementsprechend auch rund ein Drittel der befragten Behörden aller Ebenen den Fachkräftemangel bereits heute als Topherausforderung. Im Hinblick auf fehlendes Fachpersonal sind demografische Entwicklungen, aber auch die Gehaltsstrukturen im öffentlichen Sektor problematisch. Lothar Fehn Krestas, Abteilungsleiter im Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung (BBR) Die elektronische Aktenführung wird von allen Behörden als eine der wichtigsten fachlichen Herausforderungen genannt, rund ein Drittel der befragten Bundesbehörden sieht darin eine sehr große Herausforderung. Auch bei den Landesbehörden und den Großstädten gehört das Thema zu den Topherausforderungen. Erklären lässt sich dieses Resultat durch die Forderung des E-Government-Gesetzes, Papierakten konsequent durch elektronische Akten zu ersetzen. Zugleich spielt aber auch die Notwendigkeit der Verschlankung der Prozessabläufe durch weniger Personal eine Rolle, da sich mittels elektronischer Akten Prozessabläufe automatisieren und verschlanken lassen und somit manuelle, personalintensive Eingriffe reduziert werden können. Die Einführung der E-Akte ist unbestritten eine Herausforderung, aber auch ein Teil der Lösung für den Fachkräftemangel. Hartmut Beuß, CIO des Landes NRW Eng damit verknüpft ist die elektronische Vorgangsbearbeitung zur Umsetzung der bisherigen papiergebundenen Verfahren in elektronisch abgebildete Prozesse, die deshalb vor allem bei Bundes- und Landesbehörden als große Herausforderung gesehen wird. Eine weitere Topherausforderung für Bundes- und Landesbehörden ist die termingerechte Umsetzung politischer Entscheidungen. Den Behörden bleibt oftmals nur wenig Zeit, um neue gesetzliche Vorgaben in praktische Verwaltungsabläufe umzusetzen. Die systematische Entwicklung von geeigneten IT-Fachverfahren in Zusammenarbeit mit Wirtschaftsunternehmen ist angesichts der Fristen des Vergaberechts oftmals kaum umsetzbar. Aufgrund der direkteren Interaktion der Verwaltung auf der Ebene von Ländern und Großstädten mit den Bürgern überrascht es nicht, dass die Bereitstellung innovativer Onlineservices dort deutlich häufiger auf der Agenda steht als bei den Bundesbehörden. Gerade auf kommunaler Ebene ist die gleichzeitige Bereitstellung sowohl von digitalen als auch von Vor-Ort-Diensten ein enormer Kostenfaktor. 15

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