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01 | 2014 public

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Was e-Government von e-Commerce lernen kann

Digitale

Digitale Langzeitarchivierung Auch in der öffentlichen Verwaltung fallen Daten und Unterlagen immer häufiger in elektronischer Form an. Diese müssen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen den zuständigen Archiven übergeben und dort archiviert werden. Dies ist die Aufgabe der digitalen Langzeitarchivierung. Entsprechende Systeme befinden sich vielerorts gerade erst in der Entstehung. | von Andreas Raquet Konnten sich staatliche und kommunale Archive in Zeiten papiergebundener Akten vorwiegend auf die fachliche Erschließung und Nutzbarmachung der übergebenen Unterlagen konzentrieren, sehen sie sich im Zeitalter digitaler Informationen auch erheblichen technologischen Hausforderungen gegenübergestellt. Informationsvielfalt beherrschen In der klassischen Archivierung werden Akten in der Regel in papiergebundener Form angeliefert. Elektronische Akten hingegen werden in den unterschiedlichsten Datenformaten angeboten. Darüber hinaus müssen Multimediadaten wie digitale Fotos, Audio- und Videostreams oder auch ganze Datenbanken übernommen werden. Auf Dauer lassen sich diese steigende Vielfalt und Heterogenität nicht beherrschen. Daher besteht die erste Herausforderung darin, einen beherrschbaren Satz an Dateiformaten zu definieren, der für die Einlagerung im digitalen Archiv geeignet ist. Dabei spielt nicht nur die Langlebigkeit der Formate eine Rolle, sondern auch die Unabhängigkeit von Softwareprodukten und -herstellern, um entsprechende Formate dauerhaft nutzbar zu machen. Doch selbst wenn solche archivfähigen Formate identifiziert wurden, können die abliefernden Stellen nicht gezwungen werden, diese auch zu liefern. Vielmehr muss das Archivierungssystem selbst in der Lage sein, Fremdformate ohne Verlust von Primär- und Metadaten in die Archivformate zu konvertieren. Es bedarf Prüf- und Konvertierungsfunktionen, die nicht nur die Formate bei Bedarf umwandeln, sondern auch Metadaten möglichst umfänglich extrahieren und in das definierte Metadatenformat des Langzeitarchivs übertragen. 28 | .public 01-14 | Informationstechnologie

Dauerhafte Speicherung Eine weitere Herausforderung betrifft die Speicherung der Daten. Diese erfolgt nicht mehr in einem klimatisierten Magazin, sondern auf elektronischen Datenträgern, und zwar – theoretisch – in großem Umfang, dauerhaft, sicher und bezahlbar. Theoretisch, denn leider erfüllt kein einziges heute verfügbares Speichersystem diese Anforderungen. Die erforderliche Speicherkapazität erreicht schnell Größenordnungen von hunderten Terabyte oder geht gar bis in den Petabyte-Bereich. Die große Anzahl benötigter Datenträger erhöht die Ausfallwahrscheinlichkeit und reduziert so die ohnehin nicht ausreichende statistische Lebensdauer (vgl. Tabelle rechts „Haltbarkeit von Datenträgern“). Daher sind aufwendige Redundanzmechanismen gefordert. Häufig werden Speicherhierarchien aus Plattensystemen und Bandlaufwerken eingesetzt, um den nötigen Grad an Performance und Sicherheit zu erreichen. Damit wird das Storage-System typischerweise zum größten Kostentreiber eines digitalen Langzeitarchivs. Die geforderte Langlebigkeit auf unbegrenzte Zeit lässt sich trotzdem nicht erreichen. Dazu bedarf es organisatorischer Prozesse, die dafür sorgen, dass die Storage-Systeme immer wieder ausgetauscht und Daten regelmäßig umgespeichert werden. Nutzen stiften Datenträger HDD 5 SSD, Flash- Speicher CD ± RW, DVD ± RW CD ± R, DVD ± R CD-ROM, DVD, BD Geschätzte Haltbarkeit in Jahren 10 Quelle: nestor Handbuch, Kapitel 10.3 Herstellerangaben zum Langzeitverhalten MTBR (Mean Time Between Failures) – Fehlerrate POH (Power-on-hours) – Betriebsdauer AFR (Annualized Failure Time) – Ausfallrate Datensicherheit bis 10 Jahre Anzahl der Lösch- und Schreibzyklen pro Zelle begrenzt auf 10.000 - 100.000 10-30 – nein 10-30 – nein 10-50 – nein Magnetband 30-50 – nein UDO 30-50 HVD 50-100 Datensicherheit bis 30 Jahre Datensicherheit bis 50 Jahre Fehlerkorrektur ja ja nein Mikrofilm 500 – nein ja Da das eingelagerte Archivgut nur dann wieder genutzt werden kann, wenn es auch wieder auffindbar ist, werden sowohl eine Recherchemöglichkeit als auch eine Möglichkeit, die gefundenen Archivalien für den Nutzer bereitzustellen, benötigt. Dies kommt der eigentlichen Archivarbeit am nächsten: Die Daten müssen erschlossen und geordnet werden, sodass sie über komfortable Recherchefunktionen wiedergefunden werden können. Das passiert auch heute bereits bei papiergebundenen Archivalien nicht mehr mittels klassischer Findbücher, sondern softwaregestützt mittels sogenannter Nachweissysteme. Dort werden Metadaten durch das Archiv gepflegt, sodass darüber Producer SIP Descriptive Information Ingest AIP Preservation Planning Data Management Archival Storage Administration Descriptive Information Access AIP queries query responses orders DIP Consumer ein Durchsuchen der Bestände möglich wird. Digitale Archive bieten hierbei erhebliche Vereinfachungspotenziale. Vielfach sind Metadaten in den Quellsystemen der abliefernden Stellen vorhanden und müssen nur noch in das Archiv übertragen werden. So beinhalten viele Dokumentenformate Metadaten über den Autor oder Titel, Bildformate enthalten Daten über die Auflösung eines Digitalisats oder die Brennweite eines Fotos. Zum Teil werden Metadaten sogar in extrahierter Form bereitgestellt, z. B. im XDOMEA2-Format. Darüber kann Quelle: Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS), Ausgabe 2, Juni 2012, Seite 4-1 z. B. die Verortung im Aktenplan vollständig automatisch übernommen werden. Management Informationstechnologie | .public 01-14 | 29

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